03 HD饲料公司采购合同订单管理制度 v1.0.docVIP

《采购合同订单管理制度》签字页 版本概要 版本号 作者 日期 变更记录 修订 0.1 张静制度初稿 0.1 0.2 张静制度终稿 0.2 1.0 张静制度终稿 1.0 审批信息 姓名 角色 批准日期 签名 杨建涛 MM组长 李长海 MM副组长 彭建华 华南区采购总监 戴强生 华南区采购副总监 海大采购合同订单管理制度 新制度编码 文件版本 V1.0 编写人 　张静 编写日期 2012.12.4 原制度编码 HDG-RR-AO-042 文件密级 秘密 审核人 　 审核日期 文件级别 大区/事业部级 正文页数 　8 复核人 　 评审日期 制度类别 　管理程序 附件数 　1 批准人 　 生效日期 目的 明确合同签订原则，完善合同签订程序，使采购合同得到有效的管理，以避免商业泄密和采购经济损失，并保证采购订单业务流程顺畅执行。 适用范围 适用于海大集团采购中心及各分子公司原辅料采购合同的签订、审批及订单的下达。 定义和缩略语 3.1 集中采购合同：采购中心小组签订的集采物资采购合同，分为集中采购大合同和集中采购小合同。 3.2 集中采购大合同：采购中心小组以集团名义（广东海大集团或广州海大等）与供应商签订，并根据分子公司需求情况进行分配的合同。 3.3 集中采购小合同：采购中心小组以分子公司名义代分子公司直接与供应商签订的采购合同。 3.4 自行采购合同：分子公司被授权自行采购的合同。 3.5 采购订单：采购部门在选定 \o 供应商 供应商之后，向 \o 供应商 供应商发出的交货要求，确定物流信息后在SAP系统内根据合同创建的凭证。凭采购订单凭证号过磅入库，采购订单同时做为采购执行和采购结算的依据。 相关文件 《采购计划管理制度》 《原辅料入库管理制度》 职责 5.1 采购中心文员 负责集中采购合同的拟定、报批、传递、归档。 5.2 采购中心专员 负责集中采购合同的询价、议价； 负责集中采购大合同的分配； 5.3 采购中心经理 (1) 负责集中采购合同内容的审查、确定； (2) 提出集中采购合同的变更申请。 5.4 采购中心总监 5.4.1负责经理谈判的采购合同的审批； 5.4.2 负责所有进口物资采购合同的审批； 5.4.2负责所有合同的变更审批； 5.5 分子公司采购部文员 5.5.1 负责采购合同拟定、报批、传递、归档； 5.5.2 负责协调安排物料到厂时间，并与供应商确定送/提物料执行的合同编号； 5.5.3 负责在系统内创建采购订单；货物到厂前通知供应商/承运商当批物料采购订单编号； 5.5.4 负责编制日/周到货计划。 5.6 分子公司采购部经理 5.6.1 负责自行采购合同的询价、议价； 5.6.2 提出采购合同的变更申请； 5.6.3 监督和协助采购文员完成采购订单的下达； 5.7大区采购线总监 负责大区内各分子公司自行采购合同的审批。 流程 6.1采购合同签订流程 6.2 采购大合同分配流程 6.3 合同变更流程 6.2 采购订单管理流程 7规定 7.1总则 7.1.1合同必须合法，即必须遵守国家的法律、法规、方针、政策等。 7.1.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则签订合同。 7.1.3采购的一切购销业务原则上均应签订书面采购合同。事前确实无法签订的，请示集团主管副总裁或采购中心总监批准后，可事后及时补签。 7.1.4以分子公司名义为几家分子公司签订的合同,集中订货、分配数量，采购中心安排提货计划，分、子公司采购部自行安排提货、对帐和付款。 7.2 合同订立 7.2.1 合同订立要求 1）合同订立前，采购人员必须充分了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格和资信的单位不得与之订立经济合同。 2）合同订立前，合同当事人必须对签约地点、标的物、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、交货时间、地点和方式、违约责任等主要条款进行充分协商和确认。 3）拟签采购合同文本，严禁在空白文本上盖章，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，一份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 4）签订的采购合同应及时登记归档并传真至相关分、子公司采购部，需集中安排付款的，还必须及时报财务中心备案；各分、子公司采购部必须及时把收到的采购合同登记归档并报分、子公司财务部备案，把合同相关内容报给生产、品控部。 7.2.2 合同内容要求 1）原则上必须明确价格，如属于定量不定价合同，必须在合同内明确规规定 价格交割时间、要求； 2）原则上必须明确数量，如属于区间合同，必须在合同内明确提货或送货数量要求； 3）必须签订交货期限，并在系统内交期按月分配合同数量；