02 HD饲料公司采购计划管理制度 v1.0.docVIP

《采购计划管理制度》签字页 版本概要 版本号 作者 日期 变更记录 修订 0.1 杨佳伟制度初稿 0.1 0.2 杨佳伟制度终稿 0.2 1.0 张静 2013318 制度终稿 1.0 审批信息 姓名 角色 批准日期 签名 杨建涛 MM组长 李长海 MM副组长 彭建华 华南区采购总监 戴强生 华南区采购副总监 海大采购计划管理制度 新制度编码 文件版本 V1.0 编写人 　杨佳伟 编写日期 2012.12.21 原制度编码 文件密级 公开 审核人 　 审核日期 文件级别 集团级 正文页数 　3 复核人 　 评审日期 制度类别 管理程序 附件数 　1 批准人 　 生效日期 目的 为了规范采购行为，使采购工作有序进行，特制定本制度。 适用范围 适用于广东海大集团采购中心、大区及分子公司采购部。 定义和缩略语 3.1合同交期： 指两种交期，一种是合同中约定的分阶段交期，另一种是最终的截止交期。 3.2物料需求一览表： 指显示现有库存、在途库存、未执行合同、毛需求、净需求等数据的表格。 相关文件 《生产计划管理制度》 《采购方案管理制度》 职责 5.1分子公司采购部专员： 5.1.1负责查看合同执行情况跟踪及库存分析表； 5.1.2负责对授权品种与供应商确认合同交期及调整沟通，并在系统中维护新的合同交期； 5.1.3负责对有合同交期调整需求的集中采购品种，及时向采购中心小组提出申请； 5.1.3负责在系统中运行分子公司物料需求一览表，掌握最新的物料净需求，做好到货安排。 5.2分子公司采购部经理 5.2.1负责监督合同执行情况，并对合同交期确认及调整提供指导； 5.2.2负责对工厂授权采购物资的采购计划制定、调整及传递； 5.2.3负责与大区采购线路及采购中心小组沟通协调采购计划； 5.2.4负责工厂授权采购品种的采购实施。 5.2.5负责制定和执行紧急采购计划。 5.3采购中心小组专员： 5.3.1负责查看所负责品种的合同执行情况跟踪及库存分析表； 5.3.2负责与供应商确认所负责品种的大合同交期、分配及调整沟通，并在系统中维护新的合同交期； 5.3.3负责协助分子公司采购部与所负责品种的供应商变更交期； 5.3.4负责在系统中运行总部物料需求一览表，掌握所负责品种的最新物料净需求。 5.4采购中心小组经理 5.4.1负责所负责品种的采购实施及大合同分配、调整； 5.4.2负责监督合同执行情况，并对合同交期确认及调整提供指导； 5.4.3负责在系统中对负责品种物资的采购计划制定、调整及传递； 5.4.4负责与大区采购线路及分子公司采购部沟通协调采购计划； 5.4.5负责制定和执行紧急采购计划。 流程 规定 7.1采购计划的编制 7.2.1年度采购计划 每年10月30日收到次年年度物料需求计划后，必须在当年11月30日前编制好年度采购计划并进行传递； 7.2.2月度采购计划 每月27日收到未来三月(九旬)滚动物料需求计划后，必须在当月28日前编制好月度采购计划并进行传递； 7.2采购计划调整和更新 7.2.1 任何时间点只要物料需求计划有变采购计划必须2天内更新。物料需求计划变更原因：销售、生产计划调整或配方调整等； 7.2.2 任何时间点有新的采购方案，必须在2天内更新采购计划； 7.2.3 要求物料需求计划每月至少在10日和20日更新两次，采购计划每月至少在12日和22日完成两次更新和传递。 7.3采购计划的执行管理 7.3.1严格按采购计划组织采购活动，充分保证生产需求； 7.3.2严格按运行的物料需求一览表和最新的未来三月(九旬)滚动采购计划制定一周的到货计划。 7.3.3由于计划的调整和更新导致的原料头寸超出原计划头寸20%以上，及时进行风险判断。如确定有风险，必须当天与配方师进行沟通，讨论出可行的解决方案。 7.3.4由于计划的调整和更新导致的原料头寸低出原计划头寸20%以上，要及时进行供需判断和市场行情判断，确定是否补够原料头寸。 7.4 采购计划的执行异常 7.4.1采购执行过程中如有特殊情况造成原料无法依计划采购，及时与配方师沟通，对原料需求计划作出调整，并对应调整采购计划； 7.4.2 若发生紧急订单引起的原料库存不能满足生产需求，或者生产量突然减少导致的采购量过多，采购部应第一时间通知采购中心品种负责人，进入紧急采购机制。 （1）紧急增加：采购品种负责人同供应商沟通，调整发货进度和订货量。如不能及时到货，在就近市场上采购所需原料或向同行企业借货以应急。若仍无法满足应及时与分、子公司采购部、品控部沟通，看能否对配方进行调整。 （2）紧急减少：采购品种负责人及时同供应商沟通，延缓发货时间和减少采购量。或在兄弟公司之间进行调配。 记录 序号 单据名称 存放部门