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城市花园物业采购管理程序 目的 TOC \o 1-5 \h \z 控制采购过程，保证所采购物资和服务符合质量要求 . 范围 适用于公司内各类物资和服务的采购管理 . 职责 3.1总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施， 行政副主任 负责物资采购的管理控制. 3.2品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制 . 3.3各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验 收. 程序 4.1根据采购物资对服务质量的影响程序，将采购物资分为三 类: A类：对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机 电设备等. B类：对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、 清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等 . C类：对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等 4.2采购资料 4.2.1物资使用部门负责提供采购资料，包括 ：规格、名称、 价格、技术要求、相关国家、专业标准等 ^ 4.2.2总经理办公室后勤人员及时收集采购资料， 不断按《分 供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》，并保存采购资料. 4.3采购计划审批 4.3.1各物资使用部门每月于 25日前根据工作计划，填写《物 资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报 总经理审批. 4.3.2《物资申请单》包括：物资名称、规格、型号、等级、 数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容，必要时注明 分供方名称. 4.3.3计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全 公司采购计划填写《物资申请单》. 4.3.4后勤主管审核公司《物资申请单》，并将各部门《物资 申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批. 4.3.5审批工作在每月28日前完成. 4.3.6采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供 方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成. 4.3.7后勤主管及时将各部门 《物资申请单》中未列入全公司 采购计划项目反馈到各部门. 4.3.8应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经 理批准. 4.3.9固定资产和高额物资采购需加专项报告 ^ 4.3.10各级管理采购物资审批权，按财务规定执行 . 4.3.11需要采购服务的部门提出服务采购申请， 经部门经理、 总经理助理审核后报总经理审批. 4.3.12按《分供方评估管理程序》或《设备 （服务）合格分供 方名单》选择合格分供方. 4.3.13按《合同审批程序》实施签订合约，合约必须明确我 方要求，及双方承担的责任. 4.3.14严格履约. 4.4采购物资的验证 4.4.1物资购进后，采购员应及时通知质检员办理入库报检手 续；库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记，填写《入 库单》，做好台帐记录. 4.4.2质检员对物资进行验收时，若发现物资有标识破损、遗 失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样，必须打开包装 进行检验或向经理报告，填写《物资验收单》 ^ 4.4.3如果米购物资需在分供方供货处进行检验时， 由后勤主 管负责组织相关部门质检员与分供方联系，实施现场验证，认真 填写《物资验收单》. 4.4.4如果客户提出对我公司分供方验证时，由后勤组负责双 方联系，公司可以参考其意见，但客户的验证结果不能代替公司 对采购物资的检验. 4.4.5机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组 织或指定专人验收其技术性能等^ 4.4.6使用部「T （人）在使用物资前应进行验收，以确保其质量 符合要求. 4.4.7服务质量验收由服务申请部门负责. 4.4.8当出现不合格物资时，由质检员填写《不合格物资处理 单》，并呈请部门经理审批，由采购员按审批意见处理执行 4.4.9对小批量采购的A、B类物及首次承接的分供方可采取 全部检验的方法. 4.4.10采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保 存备份以备查阅. 4.4.11对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同 等，要求分供方赔偿或返工. 4.5物资的保管按《仓库管理程序》执行 . 监督执行 由总经理办公室监督执行. 支持性和相关性文件 BVPQS4.6-01-01《A、B C类物资合格供应商名单》 BVPQS4.15-01《仓库管理程序》 BVPQS4 .6-01-02《设备（服务）合格分供方名单》 质量记录及表格 BVPQS4.6-01-F1-01《物资申请单》 BVPQS4.6-01-F2-01《入库单》 BVPQS4.6-01-F3-01《物资验收单》 BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物资处理单》 /P