股份公司文书归档工作程序.docxVIP

北京首信股份有限公 司 档案管理 文书归档工作程序 工附件二 作 程 _ 总 序总的质量要求裁遵循 关于归档案卷的质量要求亠、 材料的形成的规律和特点部，保持文件之间的有机 工作标准 平 时 价归直白 均卷应齐全 准 一 备二、 区别不同价值,便于保管和利用、具体应做到以下几点： 凡是在根据活动部中形成务今后有查考禾 况料种类好编 时归卷的类目卷夹 层次分明、在归档的文材料中 0 7 文件的页 o 份 每份文件的正件与附件、印件与定稿 占 八、、 J 、请示 1用S年一月 数完成当年 数件材料归 的准备 .作，类目 份 文 卷 工 齐 贞的同 口. 结I束形成 活卷动的真 上件不 —及时退各部门文件 的材料组在一起,准确地’ 实内容以股份公司名尽量做函 卷内文发文排类归入卷内文件材料应保 P与批复牛管发文件与原件、 得分开；」 反映企业生产、科研、基建和经 mrr o 事一卷同、协议签完一 持内向总裁貝山 归入相应的类目卷 mrr o 多种文字 料分类要把项目 件之间的有机联系 营管理等各郦季有 查、 区别不文正件 ,即：批复在前,请示在 情况进行 ―密不可分的文件材料应依序排夕列在一起 ,1、、按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷 正件在前勺文件牛在后检杳和调牛在前,定稿在后；会议记录依会议时间顺序 会议文件要按文件的重要程度顺序排件、，重要的在前； 品进行适同应按销售产 文 后件 排材」, 般工作形成白整材后的案卷符类组质量要求（类组见质量标准）卷内 性勺文件在前每卷 供货按卷依序排排列丿顺序编政策性规定的普发文号牛按问题单独组卷 重要程度排文件上的技文牛的排列执行 GB/T11822-89国家标准 6对无装订线的窄边文件进行加宽、 区分修复同价损文件各类文件根据其不同的内容都有不同勺 8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订、 多的卷， 、 吉论 的 卷再按 文牛依 四、 勺保存价值。组 卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。 文件数量很少或一件事密不可分的 文件，可不必因价值不同而拆开组卷。 五、 跨年度材料的处理 : 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外 , 不同年度的文件不能放在一起立卷 , 但跨年度的请示与批复 , 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷 , 跨年度的规划放在针对的第一年立卷 , 跨年度的总 结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。 具有长期保存的案卷 , 卷内文件有圆笔和铅笔字迹 , 要用蓝黑墨水或 碳素墨水笔重抄或复印 , 连同原件一同归档。 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅 笔编写页号，在文件首页的右上角盖 “件号章” , 并将件号和每件文件的页数填 写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写） 。图纸在右下角编写页 号。 八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装 订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。 九、卷内目录的填写 : 凡是组成的案卷 , 都应填写卷内目录。 卷内目录表的 各项要填写齐全。 序号：填写文件的件号。 文号：填写文件制发机关的发文字号 , 合同可填写合同号。 责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。 题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或 不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕 ；会议记录应在 卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。 合同、协议在此栏内填写合同内容 及对方单位。 日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年” 、“月”、“日”，用“. ”表 示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。 页号：填写每份文件的页数。 十、 备考表的填写 : 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明 , 都 应填在备考表内 , 若无情况可说明 , 也应将立卷人姓名填上 , 检查人由单位领导 或案卷质量审核者签名。 十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主 要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和 文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京 首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。 十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映 事情的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。 十三?归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、 保管期限和软、硬平台等。 股份公司档案实体体系图 目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理 3 分类标识方法 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目 （大