机电系档案管理制度.docxVIP

机建系学生会档案管理制度 档案工作是系学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规 化，特制定此制度，以提高工作效率和工作质量。 管理部门 本系学生会档案、各部门档案由统一秘书处分类管理，秘书长（包括副秘 书长，下同）监督档案员管理。 岗位责任制 一、 分管档案工作的部门职责 、组织全会性的宣传、贯彻、执行〈〈机建系学生会档案管理制度》和关 于档案工作的各项制度。 、加强对学生会档案工作的管理，将档案工作纳入部门的整体发展计划， 列入部门议事日程，督促分管人员按主席团的要求做好相应的工作。 、关心档案工作建设与发展，及时解决工作中的问题和困难，使档案工 作与学生会各项工作协调发展。 二、 档案员职责 、严格执行〈〈机建系学生会档案管理制度》等档案工作的规定，建立健全 档案管理制度。 、对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指 导。 、负责收集外出交流人员的有关材料和照片，收集学生会外出活动的发言 材料和带回的材料。 、负责管理学生会各种门类和载体的档案， 维护档案的完整、准确与安全, 并为学生会各项工作的需要提供服务。 、按时统计报送档案材料。 三、 分管档案工作的部门部长职责 、安排具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。 、将档案工作纳入本部门的议事日程（每月研究一次档案工作），帮助专 （兼）职档案人员解决工作中的实际困难。 、组织本部门人员学习档案法规，执行学生会档案工作的规章制度。 4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积 累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。 5 、协同档案管理人员监督、检查学生会各部门文件材料预立卷、整理组 卷、归档验收及档案鉴定工作。 、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。 四、档案人员职责 、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷 类目，合理分类存放，便于利用和归档。 、负责好文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件 材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简 明扼要。 、保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 、主动接受业务指导和督促检查。 、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 、按归档时间向秘书处提供档案目录和统计报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 学生会在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本 学生会关系很密切的文件材料（包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记 表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同 ）都属收集归档范围, 应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 （一）本级文件 、各种代表会议、工作会议、部门会议、各班干部会议的会议记录、会议 纪要。 、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 、各种综合的或专题的学习、检查、考察等报告。 、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、 各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、 各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 、反映各种会议、活动的图片及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、 反映本学生会重要活动的照片、录音带、录像带。 10、 重要电话记录、工作日记。 、年鉴、大事记、基础数据汇编、基本情况综合。 、本学生会制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 、有关财产、物资、档案、赞助等的凭证，发放各种证明、证件存根。 、离职人员资料。 、重要的来信及处理材料。 、本学生会编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本学生会（包括上报和下批）干部任免、聘任、党、团干部名册、总结、 报表、干部的录用、辞退等审批表及干部奖惩等文件材料。 （二） 上级文件材料 、上级（包括学生会主席团下同）有关学生会工作或问题的决定、决议、指 示、批复及调查、检查、经验材料。 、学院各级领导视察本学生会时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 、上级报刊刊载有关本学生会情况的文章。 （三） 同级文件材料 、有关部门召开会议，进行工作的文件材料。 、有关单位与本学生会签订的合同、合约、协议。 、有关单位与本学生会涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 （四） 下级文件材料 、工作总结、重要的专题工作总结。 、重要的调查报告、检讨书告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的 请示、部门性的备案文件。 、重要的名册、登记表。 4、大事记、基本情况汇编。 （五） 人事