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物业公司信件收发管理程序 公司程序文件 版 号: A 修改号 : 0EJ -QP4.15 物业公司信件收发管理程序 页 码: 1/2 1. 目的 : 为了及时、准确地把住户的信件、报刊送 到住户手中，特制定本程序。 适用范围 : 适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。 3. 引用文件 :3.1 质量手册第 4.9 、 4.13 章 3.2 ISO9002 标 准第 4.9 、4.13 章 4. 职责： 收发员负责每日信件、报刊的收发，确保 不丢失。 工作程序 5.1 邮递员送来的信件 , 要检查有无开封信件 , 如 有开封信件 , 由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》 , 让邮递员签字证明。 5.2 送到的报刊要检查有无损坏 , 如有缺损 , 由收发员填写 《报刊、 信件缺损登记表》 让邮递员签字证明。 事后打电话告之邮局报刊缺损情况 , 请求补给。 5.3 快件、专 递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲 自送到住户手中 , 由住户签收。 5.4 普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中 或根据住户要求送到其楼门信箱。 5.4.1 未订报纸住户的信 件, 工作人员负责通知住户领取。 5.4.2 如遇地址不详、 地址不清 ( 含外文地址 ) 或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部 , 由物业管理员确认后再传递 ; 若物业管理员也无法确认 , 应及时转交经营管理部主任确认后传送给住 户。5.4.3 若属地址错写非本小区住户的信件 , 经营管理部主任确认后 , 收发员应及时退还邮局。 5.4.4 若住户的信件、 报 刊一日内无人来取 , 收发员应及时与住户取得联系 , 让住户或其联络人知晓 ; 二日内必须取走。 5.4.5 若住户出差 , 已与收发员打招呼 , 住户的信件、报刊收发员应妥善收存 , 待住户回来后 , 一并交于住户。 5.5 报刊、信件发放过程中 , 发生丢失情况时 , 收发员应主动向收件人赔礼道歉 , 积极寻找 , 由于失职造成的经济损失 , 由副总经理决定赔偿事宜。 5.6 住户订阅报刊时 , 由住户填写《代住户订阅单》 , 并交纳费用 , 收发员将第二联交给住户 , 收发员及时到邮局为住户订阅。 5.7 收发员订阅报刊后 , 要及 时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱 , 必 须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。 5.8 在收发服务 过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规 范行为》。 支持性文件与质量记录 : 6.1 《代住户订阅登记表》  EJ-QR-QP4.15-016.2  《代 住户订阅单》二联  EJ-QR-QP4.15-026.3  《住户信件、 报刊发放登记表》  EJ-QR-QP4.15-036.4  《报刊信件缺损 登记表》 EJ-QR-QP4.15-046.5 《物业管理服务规范 用语》 EJ-WI-QP8.1-026.6 《物业管理服务规范行为》 nbs