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第五节采购与应付款管理系统月末处理 一、采购管理系统月末处理 采购管理系统月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的 采购数据记入有关账表中。 操作要点： 结账。 进入“业务 /月末结账”，屏幕显示月末结账对话框， 如图 7-31 所示。 选择结账的月份，用鼠标单击〖结账〗按钮，系统自动进行月末结 账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中，并提示 “月末结账完毕” 。 图 7-31 采购管理系统月末结账 取消结账。 162 月末结账后，可逐月取消结账。选中已结账最后月份，单击〖取消 结账〗按钮，则取消该月的月末结账，如图 7-32 所示。 图 7-32 采购管理系统取消月结 采购管理系统结账规则： 163 没有期初记账，将不允许月末结账。 不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。 上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。 月末结账后，已结账月份的采购管理入库单、采购发票不可修改、删除。 采购管理系统月末结账后，才能进行库存管理、存货核算、应付款管理等系统的月末结账。 如果采购管理系统要取消月末结账，必须先通知库存管理、存货核算、应付款管理等系统的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。 如果库存管理、存货核算、应付管理的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。 友情提示： 164 结账前应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。 月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。 二、应付款管理系统月末处理 如果已经确认本月的各项业务已经完毕，可以执行月末结账功能。 只有月末结账后，才可以开始下月工作。 操作要点： 月末结账。选择“其他处理 /期末处理 /月末结账” ，打开“月末处理”对话框，选择结账月份，双击结账标志一栏，选择该月进行结 账，如图 7-33 所示。 图 7-33 结账月份选择 165 单击〖下一步〗按钮，系统列示月末结账的检查结果，如图 7-34 所 示。若未通过检查，则〖确认〗按钮为灰色，不能选择。若通过检 查，点击〖确认〗按钮，系统执行结账功能并提示： “结账成功” 。 图 7-34 月末处理检查 取消结账。 选择“其他处理 /期末处理 /取消月结”，打开“取消结账”对话框， 选择要恢复结账的月份，点击〖确认〗按钮，系统执行取消结账功 能并提示：“取消结账成功” 。 图 7-35 取消月结 应付款管理系统结账规则： 166 应付款管理系统与采购管理系统集成使用，应在采购管理系统结账后，才能对应付款系统进行结账处理。 当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据在结账前应该全部审核。当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据，照样可以进行月结处理。 如果还有合同结算单未审核，仍然可以进行月结处理。如果本月的付款单还有未审核的，不能结账。 当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。当选项中 设置月结时不用检查是否全部制单， 则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。 如果前一个月没有结账，则本月不能结账。一次只能选择一个月进行结账。 167