档案管理办法2.0修改状态(0次).doc

LSH-10-03 档案管理办法 发布/实施：2006年5月 PAGE 档案管理办法 为加强公司的档案管理，规范有关文件资料的收集、保存和立卷归档等工作，充分发挥档案对日常工作的追溯作用和为公司经营管理服务的作用，根据公司实际情况，特制定本办法。 一、一般规定 1、公司及各部门在工作中形成的各种有保存价值的文件资料和工作中形成的档案，都要按照本办法的规定进行管理。 2、办公室和各部门秘书负责公司及部门文件资料的收集、整理、归档等档案管理工作。 3、公司/部门文件承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交公司/部门秘书归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，交接时应有监交人监督并签字证明。 4、办公室负责公司文件资料和各部门需长期/永久保存的档案收集、整理和保管工作。财务档案由财务部门依据《会计法》有关规定保存。 5、一项工作由几个部门参与办理时，在工作中形成的文件资料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 6、各部门秘书应积极开展档案利用工作，为各项工作服务，同时应注意档案资料的完整。有关人员借用档案资料时，应办理登记借阅手续，并及时收回。 7、公司/部门所保管的档案是现行档案，主要供本单位和上级主管单位使用，对外提供时需经主管领导批准。 8、公司内部人员利用档案，需经利用部门主管领导批准，并办理借阅手续。 9、各部门秘书应积极研究和改进档案保护技术，延长档案的寿命，对以破损和字迹褪色的重要档案，要及时修复或复制。 10、对无须继续保存的档案，必须经过鉴定，并征得主管领导批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 11、销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人要在销毁清册上签字。 12、保存期限 永久保存：公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会议记录、财务报表、政府机关核准的文件、不动产所有权证及其它债权凭证、工程设计图、其它经核定须永久保存的文书等； 十年保存：预算、决算书；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存十年的文书等； 五年保存：期满或解除之合约；其它经核定须保存五年的文书； 一年保存：结案后无长期保存必要的； 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 二、需要保存或归档的文件资料 1、重要的会议资料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪录、会议纪要等。 2、上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、规定、条例、计划等文件资料。 3、对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4、各种工作计划、总结、请示与批复、通告、通知、决定等文件材料。 5、信访工作材料。 6、各种技术资料。 7、与有关单位签定的合同、协议书、结算书等文件资料。 8、干部任免的文件材料及关于职工奖励、处分的文件资料。 9、职工劳动、工资、福利等方面的文件资料。 10、历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。 三、平时归卷、立卷和归档 1、各部门秘书应根据本部门业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用，并标明“年度、案卷题名”等条款的文件盒（夹）。 2、秘书应及时将己归卷的文件材料，按照“年度、案卷题名”等条款，分类放入平时保存文件盒（夹）内。 3、立卷应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 4、归档时应检查文件材料种数、份数以及每份文件页数是否齐全完整。 5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷，其它文件的立卷按规定执行。 6、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、文件的印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件等，分别在一起立卷，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可以随同绝密文件立卷。 7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面右上角，背面左上角编写页号。 8、永久、长期和短期卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。 9、有关卷内文件材料情况说明，都应逐项填写卷内备考表，将立卷人、审核人的姓名和日期填写清楚，以示负责，备考表置于卷尾。 四、记录 LSH-10