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档案管理信息系统 技术需求书 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1、 档案系统现实状况 2 ２、 档案系统需求概述 2 2.1归档范围 2 2.2档案系统用户范围 3 2.3功效需求概述 3 ３、 系统建设目标及预期效果 8 3.1系统建设目标 8 3.2预期效果 9 ４、 系统总体计划 9 4.1系统建设标准 9 4.2档案管理系统方案 9 一、需求分析 档案系统现实状况 通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最猛烈行业，竞争不仅来自市场能力，还有愈加关键就是提升内部管理水平和工作效率。伴随竞争越来越猛烈，对企业管理水平提出了越来越高要求。档案管理作为企业关键资源部分, 其管理模式处于半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、资源利用率低等问题。 企业全方面运行办公自动化以后，根据国家档案局针对电子档案管理相关要求，办公自动化系统产生电子文件要定时导入档案管理系统，方便实现对电子文件分类、整理等档案化管理，并经过网络方法提供利用查询。所以必需加紧建设和OA系统有数据接口档案信息化管理系统，满足电子文件向档案馆（室）移交,由档案部门进行电子文件管理和利用要求。 档案管理信息化另一个要求是档案馆（室）原有档案数字化管理。现在，仅仅实现了部分档案目录级管理，更方便、愈加快捷、正确全文检索项目一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化程度不高，耗材和纸张用量巨大，伴随企业办公效率提升，传统档案查阅和利用方法已经成为网络化办公一个缺点，达不到企业高效管理要求。 档案系统需求概述 2.1归档范围 （1）文书档案 至底，省企业本部文书档案约12500卷，一期项目计划完成150万页文书档案数字化加工、管理。 （2）声像档案 至底，省企业本部照片档案4600张，录音、录象、影片资料119盘。一期项目计划完成3000张照片档案管理，。 （3）企业资料 至底，省企业本部荣誉实物档案1025件，资料5000册。一期项目计划完成1025件荣誉档案管理。 （4）其它档案（包含经营类、协议类档案） 2.2档案系统用户范围 （1）OA用户 从档案系统进行相关资料查询。 （2）档案管理员 包含省企业、市、县档案管理人员。 （3）此次项目一期只涵盖省企业本部档案管理员和OA用户范围。 2.3功效需求概述 2.3.1 基础需求 (1)建立省企业本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模、高度有序数字档案资源库，并经过网络接收和管理企业OA产生电子文件，向利用者提供高效正确服务，建成“档案数字管理系统”。 依据我企业档案管理现实状况，整个系统可按档案管理三个步骤分为搜集系统、管理系统和利用系统。搜集系统包含“数字档案化”和 “档案数字化”二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文件归档后进入搜集系统，后者将馆藏档案经过扫描、模拟向数字转换等手段进入搜集系统。 管理系统经过安全检验进入利用系统。利用系统能够经过网络为用户提供强大全文检索功效，用户可依据本身权限在较短时间内实现对档案全文检索，基础不再打开库房。 档案资源库 档案资源库 档案室（馆）业务管理 档案数据转换接口 数字化加工系统 门户 网站 OA用户 档案管理员 档案系统管理 档案安全管理 全文检索 (2)对档案馆（室）原有纸制档案和其它常规载体档案进行数字化处理，利用通信网络建设数字档案馆。 数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序综合档案信息资源为处理关键，以高速宽带通信网络为技术设施大规模、分布式数字信息系统。 档案数字化需要对馆藏档案实体信息进行扫描制作及存贮，建立档案内容信息库。对多个媒体形式，包含纸张、照片、胶片、录像带等，进行数字化处理。利用计算机应用软件来管理制作步骤，并在制作过程中尽可能恢复破损模糊档案原件。 经过管理平台数据加工，分别组成档案目录数据库和档案原文数据库。其中，档案目录数据库用于查询系统，共享到数字档案馆中心；原文数据库用于具体检索，保留在档案资源库中，当特定用户经过当地终端查询目录数据后需要检索原文时，平台系统只有在确定了各自权利和义务以后，才会在受控条件下将原文数据传送给用户。每一个用户在数字档案馆系统中全部含有本身用户权限，依据不一样权限查阅不一样档案。 (3)建设档案信息门户网站 在档案信息化工程中，档案信息门户网站直接面向用户，向用户提供档案及其编研结果查询结果。系统以文本、图像、音频、视频等方法展现，其中OA转入文件以WORD、EXCEL等原始格式显示，扫描文件及文件流转单转换为PDF格式显示，音频、视频文件则实时在线播放。OA用户能够很方便地经过访问档案门户网站实现对企业各类档案资源