《内外部沟通控制程序》.docxVIP

环境体系运作文件 内外部沟通控制程序 制定单位：行政部 文件编号：KCDGP004F 版 本:V.A 制定日期:2005.08.01 发行 核准 伟查 制定  文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 1 修正记录 次数 修订内容摘要 修订日期 版次 修订人 核准  文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 2 一、 适用范围： 本公司内部ISO9001和ISO14001品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及 外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、 供应商等相关方进行信息交流和沟通均适用。 二、 定义： 无 三、 作业流程：①内部沟通程序 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 1 沟通羿 E 言求 相关部门 因品质/环境管理体系引起的： 1.1当自己部门人员观念上、作法上 有未了解时； 1.2当配合部门人员有无法配合或 不同意见提出时； 1.3部门间有沟通需求广生时; 1.4下级需向上级说明或呈报时。 “内部联 络单” 2 1 相关部门 2.1品质/环境力针、目标等信息； 2.2品质/环境相关法律法规及其它 要求事项； 2.3教育/培训需求； 2.4品质/环境信息和记录； 2.5总公司、委托方监测测量的记 录； 2.6审核及管理评审的结果； 2.7其它内部信息。 内部信息内容 T 内部信息交流方式与渠道 3 相关部门 3.1核:相关规正的程序进仃。 4 1 F r 各部门 4.1参阅 品质或环境手册 相关内 容进行 方针/目标 OK 5 行政部 相关部门 5.1参阅 教育训练管理程序”中相 关内容进行。 6 培训 行政部 6.1对有需要公告让全体人员周知 事项时使用。 公告 7 —— 会钱 f — 相关部门 7.1当有需要召升会议检讨相关事 项时，召集相关人员举行会议共 同检讨。 8 V 8.1可分别依呈报”或会签”等 形式或将交办事项知会相关部门 相关人员周知时使用。 联络  文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 3 ②外部沟通程序 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 1 1 相关部门 1.1外部信息内容与接受窗口： 外部信息分类 窗口部门 1 F 1、国家和地方的法 律法规和标准 行政部 外部关注信息交流 2、第三方机构及相 关方的要求信息 行政部、品保部、 业务部、管理代表 3、事故及紧急情况 时与地方社群的联 络 行政部 4、方针、目标等对 外的公布 行政部、品保部、 业务部 2 1 F 行政部 相关部门 2.1法律法规及其它要求事项的信息 由 窗口部门根据“法规及其它要 求控制程序”办理；2.2重要环境因 素的信息由窗口部门向行政部和公 司报告； 2.3相关方的要求、建议、投诉等由窗 口部门管理； 2.4提供给外部的环境信息若涉及公 司机密，由行政部与责任部门协冏 解决； 2.5事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。 外部信息的处理 1 T 3 拟 定 窗口部门 3.1外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。 “环境管 理外部关 注事项处 理单” 1 F 4 检讨和承认 窗口部门 4.1依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。 “环境管 理外部关 注事项处 理单” 1 5 F 相关部门 5.1依需要使相关部门予以了解时参 考 “环境管 理外部关 注事项处 理单” 内部沟通  文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 4 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 6 责任部门 6.1依检讨和承认内容予以贯 执行。 “环境管 理外部关 注事项处 理单” 落实执行 1 r 7 行政部 7.1依检讨和承认内容及落实 情况进行追踪及效果确认。 “环境管 理外部关 注事项处 理单” 追踪确认 8 1 责任部门 相关部门 8.1必要时，由责任部门拟定 回复外部关注单位公文，由 总经理承认，回复可直接发 送公文或公开登载声明或主 动上门回复等，具体回复可 由相关对应部门进行。 回复外部单位 （必要时） 1 r 9 窗口部门 相关部门 9.1如有主动对外沟通的信 息，由窗口部理承认，主动 对外沟通。可以采用门拟定 或整理信息内容，由总经公 告、信函、公文、传真、电 话、上网、上门等方式沟通 和交流； 9.2 就 ISO9001 和