来访客户接待作业流程及统一标准.docVIP

用户接待步骤及标准 用户接待是企业对外形象窗口，是树立企业良好形象关键步骤，为了不停加强企业竞争力，提升用户满意度，形成标准化接待工作程序，特制订本步骤。 步骤： 序号 步骤 说明 责任部门 1 接待申请 申请接待部门需提前填写《 用户来访接待通知单》依据接待申请要求，在用户抵达前应作好相关接待安排，立即和用户联络了解具体到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并立即落实。 申请部门 2 确定接待等级 安排接待人员 确定来访接待等级，企业依据工作需要安排接待人员，担负接待任务人员必需严格根据标准落实整个接待过程。通常情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。 综合部 3 确定行程安排 申请接待部门依据工作内容制订行程安排 申请部门 4 接车（接机） 接待人员在接到接待任务后，必需确定来访人员班机（班车）何时抵达，抵达地点，航班号（车次），来访人员姓名、特征。用车，先落实企业有没有车辆以后进行，如无法安排车辆应通知用户并告之坐车方法，尤其是飞机，可通知其坐机场高速专线或打出租车。 综合部门 5 安排住宿，餐饮 依据班次时间或来访人员需要安排住宿、餐饮前后次序。 综合部门 6 会谈工作安排 申请接待部门制订会谈工作 综合部门 7 送行，电话回访 来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有企业赠予纪念品，一定要提醒或直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己视线范围以后，才能离开,估量她们抵达时间，适时去电进行咨询接待工作情况，了解用户对企业产品和企业形象等等方面意见。立即做好汇报上报企业，方便改善。 综合部门 接待等级及标准定义： 等级 项目 A级 B级 C级 员工、职员等级 总监、部门经理等级 总经理、董事长等级 接待人员 对应部门1人 对应部门责任人 企业总经理、董事长 陪同人员 本部门1-2人 本部门1-2人 对应部门责任人 车辆 别克以上等级 接机 司机 本部门随行 部门经理随行 住宿 企业不负担住宿费 400元/天以内 三星级 1000元/天以内 四，五星级 房间准备 入住时办理 入住时办理或提前 提前办理房卡 餐饮 早 包含房间内 包含房间内 包含房间内 午 30元/人 50元/人 100元/人 晚 80元/人 100元/人 不设 会议 企业会议室 企业会议室 企业会议室 外部会议室 会议用具准备 资料 设备 纸笔、企业资料 日程表、纸笔、企业资料等 日程表、投影仪、纸笔、企业资料 茶歇 用具 茶、烟、纸巾等 茶、烟、水果、糖、湿巾、纸巾等 茶、烟、水果、干果、饮料、湿巾、纸巾等 纪念礼品 50元/以内 100元/以内 200元/以内 送行 司机 本部门随行 部门经理随行 部门 信息 申请部门 申请人 申请日期 抵达 信息 来访企业名称 抵达日期 航班(车，船次) 估计离开日期 出发地 抵达地 出发时间 抵达时间 访客 信息 姓名 性别 电话 备注 接待 要求 接待 接待等级 □ A级 □ B级 □ C级 迎接地点 □ 机场 □火车站 □ 其它 其它要求 □需持鲜花迎接 □需在迎接地点欢迎 □车型有特殊要求 礼品 礼品类别 □ 电器类 □ 文化类 □ 工艺品类 □ 生活类 礼品名称 元/件 礼品总数 送行 送到地点 送到人员 费用 费用预算 费用负担(部门) 交流 内容 其它 要求 □ 录像 □ 拍照 □ 翻译 □ 会议纪录 □ 其它 配合部门 部门经理审批 签字： 日期： 总经理审批 签字： 日期： 用户来访接待申请单 三、其它事宜： 送别用户后，需立即将票据报帐核销借款，并向礼品管理人员退还未用完烟酒进行销帐处理。 进行信息汇总和费用统计，并对《用户来访接待记录表》内容进行补充后归档。 将接待用户过程中搜集到信息，和接待用户所发生各类费用报至各销售经理。 各销售经理对信息进行筛选和跟进，并安排销售人员定时回访。 四、接待注意事项： 1、如在接待过程中需要请相关部门人员帮助或出席时，需提前通知相关人员； 2、接待人员在接用户来企业时，出发前应电话通知相关领导，提前做好接待准备。 4、企业人员在给来访用户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去会议室了解来访用户各项需求和疑问，并立即给协调或处理。 5、用户临走时，接待人员需提前准备好车辆，不可出现用户等车现象。 6、对下午来企业参观用户，应尽可能让其在中午午餐后稍做休息再来企业，或提前备些速溶咖啡或茶水。 上海***** 人和人之间距离即使摸不着，看不见，但确实确是一杆实实在在秤。真和假，善和恶，美和丑，尽在秤杆上能够看出；人心大小，胸怀宽窄，拨一拨秤砣全然知晓。 　　人和人之间距离，不可太近。