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篇一：高校教学秘书的工作总结与创新思考 高校教学秘书的工作总结与创新思考 作者：王斐然 王丽晔 来源： 《课程教育研究 ·下》2015 年第 03 期 【摘要】高校教学秘书在高校教育中占据重要地位，新时期高校教学秘书的工作日益繁重，本 文对高校教学秘书的工作进行了总结，并提出在工作时应具有创新精神，做到系统化、痕迹化 、时间分配合理化的完成各项任务，保证教学管理的正常运行。 【关键词】高校 教学秘书 创新 【中图分类号】g647 【文献标识码】a 【文章编号】2095-3089 （2015）03-0024-02 一、高校教学秘书工作总结 高校教学秘指的是在高校中协助院领导处理本院中各类教学事务，收到院长直接领导、教务处 事业型领导的基层管理人员。由于高等院校主要是围绕教学、科研来进行的，教学管理，在高 校工作中占据重要的地位。随着大学扩招，各个高校逐渐形成了“校—院—系”的三级模式 [1]，教务处权力下放，院级工作量加大，高校教学秘书主要作为院级教学管理的执行者、协 调者和参谋者，在保障教学秩序平稳运行、构建和谐校园工作中具有举足轻重的地位。在高校 教学管理中，高素质的教学管理队伍，对于教学工作的有效开展，对于教学组织、教学稳定运 行有着重要意义。 高等院校的教学管理可分为常规教学管理及其他突发性、短期任务的教学管理。常规教学主要 包括以下几个方面：课程管理方面，包括统计本院教学计划，制定相应的课程表，并通知相关 教师及学生，发放教学日志、成绩表等有关教学材料；教材管理方面，统筹第二学期教材使用 情况，并与教师、教务处、学生、书商及时联系，确保教材征订工作的准确性；考务管理方面 ，负责试卷的印制、领取、保存，发放，考试时间、考场、监考老师的安排，考试结束后，收 齐考试试卷及相关文件，成绩录入，及时通报学生成绩、组织学生补考的相应事务；工作量管 理方面，包括教师的工作量统计、劳务费的计算、院监结算等；入学、毕业相关管理任务，包 括新生入学学生证、学籍、毕业答辩、毕业证发放等；教学运行方面，为了保证日常教学工作 的运行，还有相应的例行会议、教学检查、年终汇总等工作 [2]。突发性工作一般是指临时调 课、上级检查、学生突发状况处理的相关任务。 二、高校教学秘书的创新思路 要想高效、有序的完成 这些繁重的教学任务，必须熟悉相关流程，既要认真细致、一丝不苟 ，又要具有一定的创新精神，做到系统化、痕迹化、工作时间分配合理化。 1. 系统化管理系统化管理是指在熟悉各项任务流程的前提下，将有联系的任务看成一个整 体，进行每项任务时明确这个任务在系统中的地位并加以标注。例如考务相关事务就可 以看成一个系统，其流程为：确定结课日期 ——安排考试时间——安排考试地点——监考人 员初步确定——通知相应教师、学生、监考——提醒老师交试卷及相应材料——将试卷交到教 务处——领取试卷并装袋——再次确定监考人员及考务会情况——发放试卷——监督考试顺利 进行——收集考试试卷及成绩单等——记录补考重考人员信息——试卷封装。整个流程持续基 本从学期初持续到学期末，时间长、任务量大，而且必须谨慎仔细，一个失误就可能酿 成教学事故。将整个流程看成一个系统，并制作相应的流程记录表，在完成每一项任务 是打勾确认，并思考所涉及到的相关人员。这样不但有助于进一步熟悉相关流程，大大 降低了教学事故发生的可能性，而且增加了对整个任务系统性认知，在领导询问有关事 宜时可以条理清晰的对任务进行汇报。 2. 痕迹化管理 痕迹化管理是指在进行文件、通知的发放时留存记录及复印件，做到工作有迹可循。在教务处 发放文件通知时，要将原文件复印留底，原件交到相关人员手中；在进行教学事务变动，例如 临时调课时，不仅要将调课单送到相应教师中，还要将其复印，复印件交到教师、辅导员手中 ，并以短信形式再次通知。这样通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可 以有效复原已经发生了的活动及事务流程。痕迹化管理不仅可以规范教学活动的进行，确保突 发性教学任务的完善进行，也给各项检查留下了可供考察、评估、佐证管理的旁证材料。 3. 灵活化管理 时间分配灵活化是针对教学日常任务而言，由于日常教学任务都有一定规律可循，学期初的主 要工作在于落实课表、发放学生考勤册、组织学生的补考、重修学生以及教学材料的收集。期 中要做的工作除了准备期中检查的材料，主要是教材、院监结算、工作量统计、下学期排课。 临近期末，工作最为繁琐，期末考试的安