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如何管理电子文件 大家好，由于每个人所在的单位不同，基本配置有差别，对于电子文档的使 用也不尽相同。这里谨提出一点看法，希望能直到抛砖引玉的作用，并就此可以 进行更深入的探讨。 计划从以下几点进行谈论 1、 平常使用或见到的电子文件有哪些 2、 什么是电子文件，它有什么特征 3、 根据文件的要求，应采取哪些与纸质文件不同的方法进行管理 4、 对于常见电子文件的一点建议 5、 扩展阅读 1. 平常见到的电子文件有哪些 大家平常使用或见到的电子类文件有哪些呢？ 公司 OA 系统上的文件、OA 系统上进入流程审批的原始表单、ERP 系统形成的 各种表单； 公司网站上的新闻、即时通的 QQ 群或飞秋等上的通知、工作联络用的短信、 各等级微信群通知； 日常6S 检查或其他类似监测活动时的手机照片、公司培训或活动的影像文 件、外出培训或开会时领取的光盘资料； 定期例会上做的 PPT 报告、定期上报的统计报表（如生产、仓库日报表）、 给领导提交的电子报告； 与客户或朋友间的电子订单、通知、报告类邮件、从政府官网上下载的标准 通知； 设备软件运行的原始数据、专业软件制作设计的 CAD 或其他专业图、各软件 运行的工作日志； 客户或供应商联络时的电话记录…… 还有什么，大家补充 2. 什么是电子文件，它有什么特征 借用 GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》中的定义看一下： 电子文件 electronic records：指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。 通过以上定义，电子文件的特点至少有这么些个要点： a) 电子文件的表现形式不是通常的文字，不像纸质文件一看就知道是什么 意思 电子文件的的直接形式是以0、1 组成的二进制或其他进制的数码，不能被 使用者直观地看到是什么意思。要想知道的话，至少要进行转换。也就是电子文 件从形成到使用，至少要经过两次转换，反文字信息转变成数码，然后把数码再 变成文字； 如果有人修改没有采取相应监控措施，不容易知道其真假，因为只要有中间 环节，就有可能有漏洞 电子文件要使用需要特定的设备或（软件）环境，依赖计算机等设备阅读处 理 如果电子文件只有 0101…等组成的数码，没有数字设备或相应软件时，也 不容易明白，在一定的使用限制，如设备没有电源可能就看不了，网络断了，就 无法查找 OA 上的通知，如果软件版本不对，可能不兼容，时间存放长了，新的 软件可能打不开 b) 电子文件的载体是磁带、磁盘、光盘等形式，其保存条件要求高 纸质文件可以保存百年以上，而一般的磁带、磁盘、光盘不过几年，需要经 常迁移转换再备份，很容易有遗失，造成不完整；遇到强磁场、高低温或湿度、 跌落破损或外力破坏，使载体受损，文件内容无法正确显示。 c) 可以在通信网络上传送，其安全性受到影响 容易传播，就是容易扩散，容易受到攻击，在 U 盘中使用中病毒后不易打开、 如果没有按授权等级，保密性差。 从上可知，电子文件除了方便及时快速外，其真实性、完整性、有效性与适 宜性需要特别控制，否则，可能不符合文件的要求，需要采取特定的措施，以发 挥文件的作用。 3. 根据文件的要求，应采取哪些与纸质文件不同的方法进行电子文件的管理 3.1 先看一下标准规范中的要求 “文件是指信息及其承载媒介，信息指有意义的数据。 文件能够沟通意图、统一行动。其使用有助于：满足顾客要求和质量改进； 提供适宜的培训；重复性和可追溯性；提供客观证据；评价体系的有效性和持续 适宜性等。” 不管是纸质文件或电子文件等，其要求是一致的，如充分适宜、易读性、修 订受控、可检索等。 从文件的形成、审核、批准、评审、更新、再批准、更改与现行修订状态、 使用可获得适用版本、清晰易识别、作废防误用、外来文件的控制使用，从记录 的标识、贮存、保护、检索、保留和处置等均应进行控制。 3.2 电子文件的三个基本管理要求 通常来讲，要有相应的制度措施与责任人，对电子文档进行系统的考虑，结 合所在单位的实际进行管理。至少