05信息交流控制程序.pdfVIP

1． 目的 确保在公司的不同层次和职能之间、 与外部相关方之间， 就管理体系的过程及其有效性进 行沟通，促进信息交流、加强协调。建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、环境 事务的管理，保证内、外部信息得到及时和有效的交流。 2 ． 适用范围 适用于内外部信息交流的管理。 3 ． 职责 3 ．1 公司最高管理层有责任确保各种信息正确、有效地传递到各部门和员工； 3 ．2 行政部统筹内外部信息的传递和处理，做好相关信息的汇总和保存工作，并监督处理公 司内部员工及外部相关方反映的问题； 3 ．3 各部门负责各自工作范围内信息的传递和收集。 4 ． 工作程序 4.1 沟通方式 内外部沟通可通过会议、文件、电话、传真、口头通知、报告、记录、讨论交流、电子媒 体等多种方式进行。 4.2 沟通内容 沟通内容 沟通时机 沟通方式 负责人 检查部门 方针 / 目标/ 职责 体系运行及人员变更时 文件传述、口头 管代 总经理 生产状况、质量分析 每周一次 会议 品质部 总经理 总经理 生产状况 每批次 口头传述、会议 生产部门 总经理 客户要求 业务发生时 书面 市场部 质量环境培训 新员工入厂及要求时 会议、文件、口头 行政部 管代 环境运行检查 每次检查时 口头、书面 品质部 管代 法律法规及遵循情况 执行时及变更时 书面传达 品质部 管代 相关方环境管理 业务发生时 口头或书面 相关部门 管代 顾客满意状况 业务发生时 口头或书面 市场部 总经理 设备状况 检修或维修后 口头 生产部门 总经理 水、电使用 月度 口头或书面 生产部 总经理 内外部审核结果 审核结束时 发放报告 品质部 管代 环境因素控制 内审及检查时 书面传递 品质部 管代 相关方反馈及其处理 相关方反馈信息接收时 书面或口头 行政部 管代 环保局监测结果 接收监测报告时 书面传递 行政部 管代 供应商环境管理 业务发生时 书面施加影响 行政部 管代 基础设施建设时 业务发生时 书面施加影响 行政部 管代 其 他 根据发生的情况 自行控制 各部门 管代 4.3 内部沟通流程控