宁夏乾富商贸有限公司行政部门职责及岗位专员职责.pdfVIP

行政部门职责 行政部门职责： 一：日常行政事务处理 1、日常事务 （1）接 听电话并作好相关记录，及时处理或传达电话内容 （2）接待来访客户，树立维护好公司形象 2、文件收发及档案管理 （1）做好文件收发登记，确保准确无误 （2）分类编号登记各类文件，以便档案的有效利用 （3）维护各类档案的完整与安全，处理完及确认落实的档案统一做 好记录，并及时做到立卷、归档、分类、保管和保密工作 3、例会组织 （1）每周一例会组织（上周工作总结及新一周工作安排并做好会议 纪要） （2）每 月月会组织（上月份工作总结及新月份工作安排并做好会议 纪要呈报领导做汇报工作） 4、日常制度监管 （1）加强并督导各个部门的行政执行力度，有效的实施行政制度及 监管。 5、领导交办的其他事务 二：行政管理工作 1、制度建立与完善 : 根据公司发展情况， 制定出合乎公司现状的规章 制度，收集合理化建议，提高制度的可执行性和有效性，切实可行的 提高员工工作主动性和规范性。 2、部门沟通与人员协调 : 准确理解公司领导意图， 做好上情下达工作。 保持与其它部门的充分沟通， 尽可能了解各项业务的进展情况， 并将 信息及时整理反馈公司领导，有效地协助上级开展工作。 3、绩效考核 : 全面了解、评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公 司工作效率。 考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现， 使 员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、 改善工作的动力。 4、考勤管理：有效的统计考勤，上下班、迟到、早退、病假、婚假、 丧假、公休、工作时间、加班情况等。 三：外部沟通 1、政府职能部门的沟通 : 作为公司与职能部门沟通的窗口， 我们应以 热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系， 端正自己的位置， 灵活 处理。 2、合作伙伴 ( 客户 ) 沟通 : 要多方了解与业务相关的事务， 准确理解对 方意图，帮助进行有效的沟通与传达，处理问题时以公司利益为重。 3、维护与合作伙伴 ( 客户 ) 的友好关系 : 在节日或具有重大意义的纪念 日，以礼品或贺卡等及时致意。 4、做好企业文化建设确定公司的企业文化内涵，统一公司标识，搞 好宣传标语，组织员工活动及节日福利物资的发放。 5、外联工作 : 做好证照年检及资质审核工作， 协助办理相关外部事务。 四、办公用品的采购及验收发放 1、各部门必须于每月 25—30 日前根据本部门实际需要填制次月 《办 公用品申购计划表》 ，经部门负责人审批同意并签字提交至公司行政 部处，由行政部文员根据各部门需求和办公用品的使用库存和消耗情 况，制定《办公用品月度采购计划一览表》，报人力资源部经理及财 务部批准后，交由总经办派专人统一采购。 2、负责采购的工作人员应合理使用资金，努力压缩库存，降低占用 资金。并加强对采购物品质量的监督，实行比质比价采购，物品应尽 量在一个星期内采购整齐。 3、购买的办公用品到货后，行政部应派专人按购货清单验收，核对 品种，规格，数量，质量与价格，及时办理入库登记手续，做到手续 齐备，账务相符。 4、库存的办公用品要合理分类存放，做到库房整洁，美观得体。 库存物资分类表：附图 类别 物品的品 种 信封、信 纸 、笔、稿纸 、便签 、笔记 本、 电池、抽杆 夹 、 办 档 案盒、 资料 册 、装订针 、回形 针 、图钉 、大头针 、卷笔 公 低值 易 刀、橡皮擦、印泥、印油、 长尾票 夹 、票夹 、挂钩 、胶带 、 用 耗品类 白板笔 、固体胶 、一次性水杯、抽 纸 、水笔(芯)、墨水、 胶 品