家居企业行政文员岗位工作流程.docx

家居企业行政文员岗位工作流程 一、业务部门工作 1、文书台帐管理： ⑴商场安全日报、周报、月报 ①安全部夜间巡检记录：每日17:00协助安全部打印，并交安全部建档。 ②安全部《商场安全自查汇总周报表》：每周一9:00-11:00协助安全部打印，11:30前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。 ③物业部《商场用电自查汇总周报表》、《商场设备安全工作周报表》：每周一9:00-11:00协助物业部打印，11:30前上报集团安全监督部，并交物业部建档。 ④物业部、安全部月报：每月5日前代物业部、安全部打印，5日11:30前上报集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。 ⑵营业员晨会记录 每周一11:00前，催缴、收集、汇总业务部门各楼层上一周的营业员晨会记录，并存档。 ⑶各楼层周销售 每周一11:30前，汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况，上报商场总经理/店长及各业务部门经理/主管。 ⑷临时性文件 打印业务部门各类临时性文件。 2、营业员管理 ⑴营业员名册： 每月1日10:00前，催缴各业务部门各楼层新的营业员名册。 每月2日，汇总、更新商场营业员名册，建档。 ⑵营业员考勤卡、工号牌： ①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。 ②1小时制作、发放到位。 ③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。 ⑶营业员工服： ①每周日14:00前汇总一次。 ②每周一10:00前电话联系工服生产厂家，要求上门量体制作新衣或维修破损工服。维修工服要求厂商5日内到位，制作新衣要求厂家10-15日内到位。 ③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。 ⑷营业员考勤： ①每月1-2日汇总营业员电子考勤表。 ②每月3日上午将营业员电子考勤汇总表上报各业务部门经理/主管审核，当日待确认并作出奖罚决定后回收，并建档。据此作为每月编制营业员工资表的依据之一。 ⑸营业员工资造表： ①每月5-10日，根据营业员电子考勤情况及各业务部门经理/主管或楼管对营业员的奖惩情况，编制营业员工资表。 ②每月11日前，将营业员工资表上报商场财务经理及商场总经理/店长审批。 ③完成审批手续后，交商场财务部出纳发放营业员工资，或由财务部出纳安排各楼层服务台发放营业员工资。 ⑹《营业员手册》等物资发放： ①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。 ②1小时发放到位。 ③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。 二、办公室工作 1、员工工作周报 ①每周日18:00前，完成《员工工作周报》的填报，并上报办公室/店长办主任审阅。 ②每周一10:00前，参阅办公室/店长办主任审批后的《员工工作周报》，并交办公室业务文员存档。 2、员工考勤 ①每日上午晨会前，为办公室员工手记考勤。 ②每月30/31日，汇总当月办公室员工手记考勤，报商场人力资源部或办公室人力资源专员建档。 3、值日官工作 ①每月30/31日，制作下一个月的《值日官日志薄》。 ②每月1日员工晨会前，将新的《值日官日志薄》交给当天的值日官使用；收回上个月的《值日官日志薄》，并建档。 ③每日员工晨会前，更换商场总服务台值日官照片。如遇休假、事假等情况，安排办公室业务文员或总台接待员协助更换值日官照片。 4、物资管理 ⑴低值易耗办公用品的申购与发放： ①每月28日，下发、收集、汇总商场各部门下月《办公用品申购单》。 ②每月29日，将各部门《办公用品申购单》交办公室采购员按集团及商场财务预算的规定核算价格、控制成本。 ③每月29-30日，将经采购员核算价格、签字确认后的《办公用品申购单》，上报办公室/店长办主任、财务部经理及商场总经理/店长逐级审批。 ④每月30/31日，依据商场领导的审批以及商场办公用品库存情况，填写《商场办公用品申购单》，交采购员进行比价采购。 ⑤每月1-2日，采购员比价采购办公用品。 ⑥每月3日，发放各部门办公用品。 ⑵贵重办公用品的申购、管理： ①申购审批：各部门提出、填写申请，采购人员比价，报商场办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理签批，1000元以上贵重物品报中心总经理、集团分管副总裁、集团财务总监签批，后交采购人员采购，办理入库手续。 ②管理：贵重办公用品建档，使用人办理领用手续。 ③维护：电脑、打印机、复印机等贵重办公用品，按使用、保养要求，与销售单位联系售后服务，保障正常使用。 ④耗材：由行政文员根据实际使用情况，提前办理申购手续，经采购员比价、商场各级领导审批后，交采购员采购，后入库，使用人办理领用手续，并建档。 ⑶员工工服管理： ①员工制作工服的条件：新员工转正后，由商场人力资源部提供转正的新员工名单给行政文员，行政文员通知办理；老员工每满工作两年统一制作，由商场人力资源部提供名单，行政文员统一办理；员工因工作原因造成工服破损无法修补，由员工个人提出重做工服申请，行政文员办理手续。 ②通知厂家量体