20商务出差：细节做到位.pptVIP

第 6 章 商 务 出 差 ： 细 节 做 到 位 ， 行 程 巧 设 计 ? 6.1 公务出差 ? 6.2 商务活动 6.1 公务出差 ? 公务出差，一般也有长途和短途的差旅之别，如果是短途的差旅，可能在一天之内就 能把公务安排妥当并能往返于公司与目的地； ? 如果是长途差旅，一天之内不能往返两地或者数地的，就要考虑一些细节性的差旅问 题了，具体的需要秘书精心策划行程安排、食宿安排以及航班、高铁、酒店的预定。 ? 6.1.1 行程安排 ? 6.1.2 食宿安排 ? 6.1.3 航班、高铁、酒店预定 ? 6.1.4 出差费用登记与报销 6.1.1 行程安排 ? 。那么，作为秘书，应该怎样妥善安排领导的出差行程 呢？ ? 一、国内出差 ? 1. 出差之前 ? 2. 出差中 ? 3. 出差后 ? 二、国外出差 ? 三、陪同出差 ? 四、需要携带的东西 6.1.2 食宿安排 ? 那么，在秘书安排上司出差住宿的时候，应该注意哪些问题呢？ ? 一、了解上司 ? 二、预定房间 ? 以上两个大方面是秘书为领导预定住宿房间是应该注意的细节，那 么秘书应该怎样安排领导的差旅餐饮呢？ ? 对于领导的餐饮标准，要明确一日三餐的预算，比如，早餐 80 元， 午餐 500 元，晚餐 500 元，并且要根据领导的饮食习惯来告知料理人 员对于食材的选择，比如领导忌食哪些食物等 6.1.3 航班、高铁、酒店预定 ? 那么，秘书在预定航班、高铁及酒店的时候，有哪些具体事宜是值得注意 的呢？ ? 一、航班预订需要注意的事项 ? 1. 机票预订 ? 2. 保险 ? 3. 值机 ? 4. 退改签 ? 5. 其他注意事项 ? 二、高铁预订应该注意的事项 ? 1. 订票途经 ? 2. 取票说明 ? 3. 保险 ? 4. 退票 ? 5. 改签 ? 6. 丢失 ? 三、酒店预订注意事项 ? 1. 预订及入住流程 ? 2. 相关条款 ? 3. 注意事项 6.1.4 出差费用登记与报销 ? 作为秘书，在后续差旅费报销的问题上，应该注意哪些问题呢？其 实每一个公司都会有相应的差旅费用报销制度，这些制度都是大同 小异，最核心的就是关于登记和报销两个方面。 ? 1. 办理程序 ? 2. 费用标准 ? 3. 报销办法 6.2 商务活动 ? 通常涉及到的活动会包括商务会谈、典礼仪式、商务宴请、商务参观、商务谈判以及 签字仪式。 ? 6.2.1 商务会谈细节安排 ? 6.2.2 典礼仪式细节安排 ? 6.2.3 商务宴请细节安排 ? 6.2.4 商务参观细节安排 ? 6.2.5 商务谈判相关事宜 ? 6.2.6 签字仪式细节安排 6.2.1 商务会谈细节安排 ? 那秘书到底应该在商务会谈的细节安排工作中注意哪些问题呢？ ? 首先，是会谈前的筹备工作。 ? 1. 发送会谈通知 ? 2. 会场的选择 ? 3. 会场的布置 ? 4. 准备会议资料 6.2.2 典礼仪式细节安排 ? 下面是典礼仪式的组织程序。 ? 1. 庆典策划 ? 2. 设计典礼仪式的程序 ? 3. 妥善安排致辞人和剪彩人 ? 4. 宣传材料以及新闻通讯材料 ? 5. 典礼仪式的来宾接待 ? 再次是典礼仪式的会场布置。 ? 1. 典礼仪式现场舞台背景的喷绘设置。 ? 2. 典礼仪式现场舞台两侧横幅的喷绘设置。 ? 3. 典礼仪式现场大厅背景墙的设置。 ? 4. 现场主持台的背景装饰。 ? 5. 现场后方的横幅喷绘设置。 ? 6. 主持人、礼仪的装束。 ? 7. 现场坐席的设置以及坐席果盘饮料的配置。 ? 8. 典礼仪式现场指引牌的设置。 ? 最后是典礼仪式的注意事项。 ? 1. 要明确典礼仪式的主题，遵循主题精心策划和安排，并且要制造适当的舆 论宣传。 ? 2. 要提前拟定出席典礼仪式的宾客名单，并且要对名单多次核查，不要出现 遗漏重要宾客的现象。 ? 3. 要梳理清楚典礼仪式的进行程序，最好制作成精美且便于手持的小卡片， 交于主持人，掌控程序。一般为：签到、宣布典礼正式开始、隆重介绍来 宾、代表致辞、剪彩等。 ? 4. 秘书应该提前拟好代表发言的讲稿以及发言代表的名单，对于要做发言的 代表应该及时通知并征求允诺，注意发言稿要言简意赅。 ? 5. 对于关键性环节，比如托盘、剪彩等，要安排稳妥的人员。 ? 6. 对于各个岗位的工作人员要提前做好安