业主档案管理规定.docVIP

房地产 房地产E网?房地产物业管理资料库httD：〃 户州折世界物业管理有F艮公司?作业文件 文件编号 WI-NWGZ-AL. KF-03-01 版本号 A 管理规定 修订状态号 0 页 码 1/3 业主档案管理规定 目的 1.1规范业主档案的管理工作 .适用范围 1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。 .职责 1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。 .程序要点： 4.1由客服组前台对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范 性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。 业主档案内容。 5.1收楼资料； 5. 2收楼证明书； 5. 3管理公约签约页； 5.4楼宇遗留记录； 5.5业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）； 5.6《装修申请申批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及 装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书 等）； ?物业服务合同》 ?业主家庭情况登记表》 ?物品资料及钥匙签收表》 5. 10《业主证领用登记表》 5.11 ?业主收楼房屋检查情况表》 编写 审核 批准 生效日期  广州新世界物业管理有F艮公司?作业文件管理规定文件编号 版本号 广州新世界物业管理有F艮公司?作业文件 管理规定 文件编号 版本号 修订状态号 页 码 WI-NWGZ-AL. KF-03-01 A 0 2/3 12《违章处理通知单》 5.13业主的有关证件复印件。 5.14其它应保存的资料。 业主档案袋的整理 6.1业户资料整理、分类： 6.2资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上淸晰标签，以便查找； 6.3业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料 于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表； 6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份： 6.5业户资料归档时间和更新： 6.6客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台； 6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档； 6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理； 6.9客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案 的安全性及准确性； 6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理； 6.11销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主 任审批后销毁。 .业户资料查阅及印取： 7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由； 7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料; 7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅； 7. 4/r*J 7. 4 /r*J 印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取; .保密要求: 8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁; 编写 审核 批准 生效日期 户州折世界物业管理有F艮公司?作业文件 文件编号 WI-NWGZ-AL. KF-03-01 版本号 A 管理规定 修订状态号 0 页 码 3/3 8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新； 8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理； 8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。 .业主档案的跟踪： 9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案。同时对原业主的档案 另置保管，保管期三年。 9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记 手续后方可查阅。 3业主档案应永久保存。 9.4将各业主资料输入电脑进行管理。 本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。 记录 11. 1《业主档案目录》 编写 审核 批准 生效日期