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绿洲集团档案信息管理制度 一、总则 1、为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保 档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件 归档整理规范》的要求，特制定本制度。 2 、基本建设工程档案资料是指在整个建设项目 , 从酝 酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件 资料 , 包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、 设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等 工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它 载体的材料。 二、形成的文件材料要符合要求 1、完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应 能反映抽查频率和质量指标 2 、真实性。现场记录，同步进行。 3 、准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范， 图物相符。 4 、规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意 见、 监理意见应明确， 签署手续完备，字迹清晰，复印清楚， 1 字迹材料应能满足长期保存需要。 （签字、填写的内容、格 式、载体） 三、工程档案管理制度 1、档案资料管理 1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳 入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一 管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形 成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技 术档案资料的接收和移交。 1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专 职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、 档案装具、档案保护设施和办公设备。 1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管 理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 1.4 购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请， 经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技 术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可 办理报销手续。 2、归档文件的质量规定 2.1 凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各 方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖 2 单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档） 。 2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成 品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据 均应用 70g 以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印 件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中 的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名） 归档。 2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印 机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的 耐久性。 2.4 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不 能用复印件）归档。 2.5 书写规定 A）书写字迹工整，图样清晰。 B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排， 按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规 定。 2.6 书写材料的大小尺寸应规范 , 装订边空白间距应为 25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 3、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进 3 度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 3.1 、工程文件接收 3.1.1 各单位提供给工程部的工程