医院采购部工作作业流程.docVIP

采购管理制度和工作步骤 目标： 为规范采购步骤，提升采购工作效率，特制订本制度。 适用范围： 适适用于本医院采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作管理，提升采购工作效率，制订本制度。全部采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基础步骤 采购需求---采购计划---寻求供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----协议签署（确定付款条件、配送方法、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 采购步骤图以下图所表示： 采购需求 采购需求 院长/财务院长审批财务部确定付款条件及帐期 院长/财务 院长 审批 财务部确定付款条件及帐期 采购计划 审批 寻求供给商 产品采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 董事长审批验收不合格入仓退货计划对账协议签署交货验收验收合格下单 董事长审批 验收 不合格 入仓 退货 计划对账 协议签署 交货验收 验收合格 下单 建立供给商资料 财务结算 财务结算 1） 采购计划：采购员应依据请购单和企业销售计划制订采购计划。 2） 供给商选择和考评： 供给商选择和考评，通常从经营情况、供给能力、品质能力等方面评定，并定时从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）协议签署：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最终双方签署相关协议，合约即告成立。采购协议签署要依据采购商品要求、供给商情况、企业本身管理要求、采购方针等要求不一样而各不相同。需和财务部核实确定付款条件、货运方法、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必需确定货物品种、数量、质量、交货期正确无误。以采购员确实定和协议为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 采购订购3、申请商品采购步骤图采购部审批（有协议） 采购订购 采购部审批（有协议） 采购部审批（无协议） 院长/财务审批 各部门 提出需求 1）各部门提出采购需求， 2）采购部制订采购计划，由采购部责任人报院长、财务审批； 3）审批经过后，由采购主管下单。 依据供给商帐期限4、申请付款步骤图 依据供给商帐期限 院长/财务部审批采购部审批采购人对账 院长/财务部审批 采购部审批 采购人对账 采购 财务部付款 财务部付款 采购商品入仓后，做应付款计划 计划主管依据供给商账期查对成本金额和付款金额是否一致，不一致找出原因，调整成本金额直至和付款金额一致后做应付款； 采购部审批到期应付款 院长同意付款 仓管验货5、商品到货验收步骤 仓管验货 进仓成本会计审核入库单仓管打入库单 进仓 成本会计审核入库单 仓管打入库单 仓库依据供给商送货单验收产品 验收后打入库单，查对入库单金额是否和送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给回复 同意退单6、退货步骤 同意 退单 退货申请单供给商仓库采购部审核 退货申请单 供给商 仓库 采购部审核 报损 报损 退货部门填写退货申请单，写明原因 采购部依据供给商协议和合作情况，审核退货申请 审核经过可退回仓库，仓库每七天以供给商为单位做退货单 不能退回供给商，做报损处理，报损百分比不得超出0.5% 四、 采购管理制度： 1) 建立供给商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，确保采购产品质优价廉。 3) 每个月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签署采购协议后，应全方面了解发货情况，如不能立即供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。 5) 全部货物一律开箱验收，发觉问题立即和供给商联络，尽早处理。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责 1.制订并完善采购制度和采购步骤： （1）依据本院长久计划，确定采购部门工作方针和目标； （2）负责制订采购方针、策略、制度及采购工作步骤和方法，确保落实实施； 2.制订并实施采购计划： （1）依据企业拓展规模和年度经营目标，制订有效采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、估计和跟踪企业采购需求，熟悉多种产品供给渠道和市场改变情况，据此编制采购预算和采购计划； （4）依据采购管理程序，负责采购项目标谈判、签约，检验协议实施和落实情况； （6）督导检验仓库验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制： （1）编制月度和周采购预算，实施采