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办公用品的采购与发放流程及管理制度 6、办公用品的采购与发放流程及管理制度 编 制 胡永志 题 号 Q/HJ-XZ-2005-08-06 话机世界集团 审 核 版 次 1 批 准 董事会 办公用品的采购与发 修改次 0 签 发 放流程及管理制度 页 数 4 1． 目 的 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，合理、高效地利用资金，有计划 地进行办公用品采购与发放，特制定本办法。 2． 适用范围 本办法适用于本公司内易耗品、部分礼品或小件物品，包括印制品（如包装袋、信 笺、信纸、文件纸等） 3． 主管部门及职责 行政部是办公用品采购与管理的职能部门，负责各部门办公用品的计划、采购、发 放及控制等管理工作。 4． 内 容 4.1 计划与审批流程 4.1.1 行政部行政文员在每月 25~30 日间，根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 将各 业务部门及门店所需办公用品的种类、规格、数量或控制指标统计、汇总。母公司 办公用品申购计划需经行政部经理审核后，提交管理中心总经理审批；子公司办公 用品申购计划经管理部经理审核后，交子公司总经理核准后，再提交管理中心总经 理审批；必要时，呈送总裁审批，获准后方可实施采购。计划必须保证做到办公用 品品种齐全、库存合理、开支适当。 4.1.2 各部门临时提出的办公用品需求或子公司新店开业所需的办公用品也必须形成书 面申请，提交管理中心总经理审核，对明显不宜的购置申请应及时说明、协调妥 当。 4.1.3 公司高层管理人员提出的口头购置要求， 由行政部指定人员形成书面清单后请提出 人签字确认，再交由管理中心总经理审批，如急需事项可先电话请示同意后，在购 置后补办手续。 第 1 页 共 9 页 办公用品的采购与发放流程及管理制度 4.1.4 单件价值或一次性采购总额小于 1500 元的申请单经管理中心总经理核准后实施采 购，超出 1500 元（含 1500 元）的申请需经总裁批准，方可采购。 4.2 采购流程 4.2.1 母、子公司办公用品采购均实行定点采购，子公司须将所定供应商名单统一上报 母公司行政部备案。行政部指定人员须充分考察市场行情，选定具有供货实力的供 应商（商场、超市等）根据我司的采购明细提供报价，不少于三家，采用综合性价 比比较法，筛选若干后备供方，将质优价廉的供应商报价提交总裁室审核，将经核 准的供应商建档， 列入合格供方名录， 由行政部与供应商签定 《办公用品采购合同》， 并将报价清单同时抄送财务中心存档，供结算时备查。 4.2.2 定点供应商原则上不予改变。 供方名录原则上半年考评一次， 就供货价格、 供货质 量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出 供方名录，并补充新的供应商，保证不少于三家可供选择的合格供方。 4.2.3 常用物品报价清单原则上由行政部指定人员每月市调一次， 及时将价格变动信息提 交给财务中心， 并通知物品供方， 要求供方及时调整价格， 以保证我司低成本采购。 财务中心指定人员不定期抽查，发现问题及时报告总裁室处理。 4.2.4 采购原则上在我司正式供方名录规定的商家实施采购， 如采购商品没有纳入供方名 录时，则按“ 4.2.5”执行。