文明创建档案整理细则.docVIP

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PAGE PAGE 3 整理文明创建档案的程序和要求 文明单位工作创建档案是单位的说明书、分布图,没有高质量的档案,创建工作就不可能正规,更不能做到规范管理。为把创建工作进一步搞好、搞扎实,省、市、县文明办对此项工作都很重视并将此项工作作为验收文明单位的重要环节之一来考核。所以,各级文明单位必须认识到文明单位创建档案工作的重要性和必要性。档案工作具有它的真实性、时效性、历史性、艺术性,数年后它能为单位和个人工作需要提供重要的资料依据。档案资料是无价之宝,所以创建档案必须严格按分类、程序整理,来提高文明单位创建的整体水平。 一、整理创建档案的程序 (一)创建工作文件立卷 立卷就是在创建工作中形成和使用的文件、资料,也就是创建的一系列文件,处理完毕后需要进行系统整理,这就叫立卷。 立卷的基本要求是按照文件形成的自然规律,使创建资料分类别、按年限、按职级、按重要性保持其历史的联系性,照顾文件的保存价值,便于保管和利用。 (二)创建工作立卷步骤 立卷的步骤是指将创建工作中形成的一定时间内(如一年)若干文件按照立卷的方法和要求组成案卷,并达到便于管理查找利用的一系列工作程序,因此立卷的步骤也可以叫做立卷的程序。 立卷的步骤是按照立卷工作的先后次序进行的,不能先后颠倒。 首先,要根据自己单位创建的实际情况列出分类大纲或归类目录(按二十类认真排列)。然后,按以下步骤进行创建立卷工作。 第一步:收集资料;第二步:区分归档范围;第三步:分类组卷;第四步:卷内文件排列与编页号;第五步:填写卷内文件目录;第六步:拟写案卷题名;第七步:案卷排列与编号;第八步:填写案卷封面;第九步:装订案卷;第十步:编制检索工具(编制案卷目录、案卷文件目录)。 (三)收集文件工作的基本原则 齐全完整是收集工作的基本原则,齐全是整体而言,把本单位所制发的和外来的文件材料(包括文字的表格、录像带、照片等)一份不留地全部收集起来叫齐全。 完整是对个体而言,把一个文件的复印件手底稿、文件与附件、请示与批示,原件与批示,创建规划原件与复印等,不缺件、不掉页、不短行、不少字地都收集起来,叫做完整。 (四)收集文件的方法 收集文件的方法主要有三种,一是平时收集,就是在平时办理文件的过程中,将办理完毕的文件及时收回,随时存档集中统一保管。二是突击收集,就是文件处理工作不正常造成文件积存的情况下,采取集中人力、时间,层层发动,用快刀斩乱麻的方法进行大清理、大收集。三是以收文簿、发文簿、借文簿、文件登记簿等为工具进行收集,以这些簿的记录文件的去向为线索,向有关组织单位和个人进行收集。 (五)“帐外”文件应收集的材料 “帐外”是单位形成供内部使用的和外来的文件材料,未在机关收发登记的文件。 “帐外”文件应收集以下几种: 1、会议材料包括会议记录,领导人员开会带回的文件,负责人在会议上的讲话、照片、录像材料等。 2、本单位内部创建的规章、制度、办法等。 3、本单位党团、工会、妇女干部、社会活动、创建活动参加人员人数的有关材料。 4、本单位、支部党委班子会议形成的创建文件材料。 5、本单位创建方面的重要事件,报社、电台、电视发表的新闻稿、照片、录音带、录像带等。 6、属于其它活动的领导人签发文件、题词等。 (六)立卷时收集到本单位的各种证书的处理 凡收集到本单位证书原件奖励证和各类荣誉证书,在立卷时都应按组卷要求同其它文件一起装订成卷,不便 装订的放在卷盒内一起存档保存。 个人证书单位认为有价值的可存复印件,自己保存原件。 二、创建档案的分类及内容 (一)档案分类(共19类) 1、党务工作 2、工作目标 3、纪检廉政 4、规章制度 5、综合治理 6、计划生育 7、文明教育 8、文明创建 9、军民共建 10、社会工作 11、好人好事 12、工青妇工作 13、经验介绍 14、安全防范 15、科普工作 16、宣传报道 17、环境卫生 18、荣誉资料 19、图片、肖像档案 20、会议记录 (二)档案内容 1、党务工作:(1)全体党员名单;(2)党组织设立情况;(3)组织部门考核记录;(4)三会一课记录;(5)会议记录;(6)相关文件;(7)发展党员情况;(8)党员学习培训情况;(9)其它。 2、工作目标:(1)目标责任书;(2)各部门职责和年度目标任务分解;(3)上级任务安排;(4)监督考核办法和考核结果;(5)工作小结和工作总结、汇报;(6)上报主管部门考核文件;(7)工作进度和完成情况;(8)相关文件(通知、计划、方案、决定等);(9)取得的经济效益和社会效益;(10)其它相关内容。 3、纪检廉政:(1)相关文件;(2)制度规定;(3)监督检查办法;(4

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