浅析企业采购业务内部控制制度概要.docVIP

浅析公司采买业务内部控制制度 (1 【纲要】内部控制对保证公司经济活动有效进行起着十分重要的作用 ,一个合理完善的采买内部控制制度的落实已成为实现公司降低成本、保证公司利益最大化 的重要条件。文章从剖析采买业务内部控制制度的必要性下手 ,强调了采买业务内部会计控制的基本制度并对制度的流程进行了设计 ,对完善公司采买业务内部控制制度提出了新的见解。 【重点词】公司 ;采买业务 ;内部控制 近年来 ,因为采买环节内部控制不适合、不严实而产生贪污、受贿、浪费的案 例不胜列举 ,缺乏透明度的采买过程 ,产生了 “以权谋私 ,暗箱操作 ,故弄玄虚 ,收受回扣 , 跑冒滴漏 ”等问题 ,致使公司采买物品质次价高 ,资本使用效益低下 ,故加强采买环节的内部会计控制 ,刻不容缓。 采买业务进行内部控制的必要性 采买 ,是指单位为了知足物品 (原材料、固定财产、办公用品等或劳务 (技术、服 务等等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下 ,任何单位要维持正常的生产或经营 ,都必须进行采买经济业务活动 ,能够说 ,采买是各单位经济活动中最频繁的、最常有的表现形式之一。内部会计控制是实施公司内部管理一个重要的组成部分。在采买业务的过程中内部会计控制的目标是 :合理经济的进行各样采买业务 ;支付款项后获得相应的物品或劳务 ;合理揭示公司应享有的折扣、折让 ;实时支付款项 ,维护优秀信誉。所以在采买过程中适合地运用内部会计控制 ,有利于减少大意、错误及违法、违规行为 ,促使公司健康发展。 采买业务内部会计控制的基本制度 为了充足发挥采买业务内部会计控制的作用 ,实现控制目标 ,应针对采买业务的 内容 ,设计以下采买业务内部会计控制的基本制度。 2.1 不相容职务分别 在采买业务中 ,需要适合职务分别的有 : (1 物品或劳务需要部门 ,不能同时担当采买职务 ; (2 付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供给商和索价业务 ; (3 物品的采买人不能同时担当物品的查收工作 ; (4 物品的采买、储藏和使用人不能同时担当账务的记录工作 ; (5 接受各样物品或劳务的部门或主管人 ,适合地同账簿记录人分别 ; (6 审核付款人应同付款人职务分别 ; (7 记录应付账款的人不能同时担当付款业务 ; 2.2 正确的授权审批 关于采买循环 ,一般应予以关注的控制审批要点包括 : (1 公司的生产计划部门一般会根据顾客订单或许对销售预测和存货要求的分 析来决定生产授权 ; (2 公司对资本支出和租借合同往常会特别授权 ,只容许特定人员提出请购 ; (3 采买合同的签署需经相关授权人员审批 ; (4 采买款项的支付应经相关授权人员审批 ; 2.3 订货报价控制 订货报价是采买业务中的中心 ,其中对供给商的选择又是保证所购物品成本和 质量目标实现的重中之重 ,控制举措有 : (1 定期审查供给商的基本资料 ,如产品价钱、质量、供货条件、信誉、售后服 务以及供给商的设施状况、技术水平和财务状况等 ,为公司采买决议提供可靠信 息。 (2 对所有潜在供给商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行检查。检查内容包括 :公司采买业务内部会计控制探讨设施、工艺能力、质量记录、运输记录、劳动力情况、成本构造、财务状况、售后培训意愿。 (3 关于一般和重要物品或劳务采买 ,应成立由采买、技术等部门参与的比质比价体系 ,综合考虑价钱、质量、供货条件、信誉和售后服务等。 2.4 充足的凭据和记录 为实现采买业务内部会计控制目标 ,公司应成立以采买申请、经济合同、验 收、入库单和结算凭据为载体的控制系统。 2.5 稽核和监察评论 通过对采买业务的事前剖析与评论和过后稽核、检查和监察评论采买业务的正 确性、合理性起到把关、查收的作用。 、采买业务主要流程及其控制 采买业务需要由供给、采买、查收、财会各部门共同辅助达成。 为了充足发挥采买与付款的内部会计控制的作用 ,实现采买与付款的内部会计控制目标 ,应付公司主要的采买与付款业务流程进行详细的内部会计控制。 3.1 请购 提出物品和劳务的需假如采买环节的开始 ,公司能够根据不同的需要拟订不同 的请购制度。 其中还包括询价并确定供给商。由公司指定的询价人员对拟采买的物资进行供给商查问 , 查问内容包括供给商的价钱、质量、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供给商的信誉等 , 采买询问比较清楚后 , 交由授权的主管人员对《请购单》或《订货单》进行二次审批 , 确定供给商。 3.2 采买 不论何种需要的请购 ,采买部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三 方面的决定 :应订购多少 ;向谁发出订货单 ;什么时候发出订货单。 3.3 查收 为了达到控制目的 ,查收入库的职能必须由独立于请购、采买和会计部门的人员来肩负。 质量查验也是查