教你轻松运用ECEL建立人事信息库(doc10页)完美版.pdfVIP

轻松运用 EXCEL建立人事信息库 接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这 会使我们的工作产生事半功倍的效果。 1、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置 我们先对“性别” “出生年月” “年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成 “性别”，“出生年月”及“年龄” ，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息 项单元格输入下列公式 : (1) 性别 : = IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1, 男, 女) 含义： “LEN(E3)=15 ”表示看 E3 中是否有 15 个字符 ; “MID(E3,15,1) ”表示在 E3 中从第 15 位开始提取 1 位字符 ; “MOD(MID()，2)=1 ”表示提取的字符除以 2 余数为 1; “IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1) ”表示看 E3 中是否够 15 个字符，如果够就从第 15 个字符 开始取 1 个字符，如果不够 15 个字符就从第 17 个字符开始取 1 个字符。我们的身份证号码一般是 15 位或 18 位。 “IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1, 男, 女 ”表示所取字符除以 2 如果余数 为 1 显示男，否则显示女。 (2) 出生年月 : = DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2)) 含义： DATE(YEAR,MONTH,DAY); “MID(E3,7,4) ”表示在 E3 中从第 7 个字符开始连续取 4 个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生 年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期 格式，这样显示的结果会非常容易理解。 (3) 年龄 : =DATEDIF(G3,TODAY(),Y) 含义： “DATEDIF(date1,date2, “Y”) ”表示两个日期的差值 ; “TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期 ; “DATEDIF(G3,TODAY(),Y) ”表示今天的日期与 G3所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年 龄就会容易的显示出来了。 2、 劳动合同期限的自动生成和提前 30 天定期提醒功能设置 劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分， 特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。 如果由于 我们的人为原因造成了劳动合同漏签、 延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。 从一个人 入职签订试用期合同开始， 再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同， 一系列的日期如何能够让系统自 动生成， 并且形成系统提前 30 天自动提醒我们的功能呢？这需要对一些信息项进行函数设置。 如图 ( 二) 所示 : 图二 信息项进行函数设置 (1) 试用期到期时间 : =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1) 含义： “DATE(YEAR(),MONTH(),DAY()) ”显示指定日期 ; 在这里我们假设试用期为 3 个月，我们需要在 Q3 单元格中输入上述公式，其中 MONTH(P3)+3表示在此人 入职时间月的基础上增加三个月。 而 DAY(P3)-1 是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。 比如 2005 年 11 月 6 日到 2006 年 11 月 5 日为一个劳动合同签订期。 (2) 劳动合同到期时间 : =DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1) 我们同样采用上述函数的设置方法。这里我们假设劳动合同期限为