《秘书职业概论》第七章 文书处理工作.ppt

* * * * * * * * Transition Page 过渡页 秘书职业概论 第七章 文书处理工作 第一节 文书处理 第二节 归档文件的整理工作 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 一、文书处理的要求 第 * 页 讲究时效 准确无误 安全保密 统一管理 4 1 3 2 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 第 * 页 二、文书处理的行文关系与行文方式 行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。 （一）行文关系 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 第 * 页 机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为： （1） 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间构成领导与被领导的关系。一般在行文时应当选择“上行文”或“下行文”。 （2） 上级业务主管部门和下级业务部门之间，具有业务上的指导关系。行文时使用“上行文”或“下行文”。 （3） 非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，行文时使用“平行文”。 （4） 同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系，行文时使用“平行文”。 第 * 页 （二）行文方式 1．下行文 下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要分为以下几种： （1）逐级下行文，是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。 （2）多级下行文，是指领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。 （3）直达基层组织和群众的下行文，是指领导机关直接发到最基层的组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 2．上行文 上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要分为以下几种： （1）逐级上行文，是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文最基本、最常用的一种方式。 （2）多级上行文，是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。 （3）越级上行文，是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。 第 * 页 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 2．平行文 平行文是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。 第 * 页 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 第 * 页 二、文书处理程序 （一）发文处理程序 1．草拟 草拟亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。 2．审核 审核亦称“核稿”，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的内容、体式等进行全面的检查审定的过程。这是关系到文件质量的关键环节。 第 * 页 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 审核的重点内容是： 一看有无发文的必要； 二看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求； 三看文件内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规，是否符合“一文一事”的规定； 四看提出的要求措施是否明确具体，切实可行； 五看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致； 六看文字是否通顺、准确、简明。 3．签发 签发是指文书经有权签发的领导核准签字，准予发出。从秘书角度看，签发人要对秘书的文书送审稿的审核包括： 第 * 页 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 （1）对文书从内容到形式，从文字、标点到主题、行文、语法、逻辑等都要进行全面斟酌。对有问题的可以修改，也可以作出指示、批示，然后退给拟稿的秘书修改。 （2）文书经审阅无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示，以及签发人姓名和签发日期。秘书在接受签发后的文书时，要查看批示意见是否明确具体，以求准确理解。签发人的签名要完整、明确，日期要准确。 （3）对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导已经签发就可不再报。 4．复核 复核是指公文在正式印刷前，秘书部门对其进行复查审核的过程。复核的重点在于文书的形式和程序，如审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 第 * 页 文书处理工作 第七章 第一节 文书处理 5．缮印 缮印是指根据发文定稿制成文件正本的过程。“缮”指缮写誊清；“印”指印刷。文件的印