管理学精髓PA12项目管理之采购与外包合同管理.pptx

PA12项目管理之采购与外包合同管理项目采购与外包合同管理12编制询价计划合同管理及合同收尾项目采购管理概述供方选择项目采购计划询价 12.6 12.3 12.5 12.4 12.2 12.112.1 项目采购管理概述 项目采购是指从执行组织外部购买或获得完成工作所需的产品、服务或成果。 项目采购的相关人主要是买方和卖方，有时也有可能会出现作为项目监理的第三方。 买方决定采购后会和卖方签订合同，根据商业规则，合同的甲方为买方，乙方为卖方，因此又将采购中的买方称为甲方，卖方称为乙方。12.1 项目采购管理概述 “采购”一词被广泛用于政府行为中，许多企业喜欢使用“购买”，而IT行业经常使用的是“外包”这个词。 在IT企业中，项目外包则通常是指将IT项目中的工作内容转移给别的组织或个人来完成，如果只是部分工作内容发生转移称为部分外包，如果全部工作内容都转移出去则称为整体外包。 在IT项目中，外包多发生在软件项目这种有关人的工作量比较密集的项目中。12.1 项目采购管理概述 采购与外包的作用 采购方要进行IT项目的采购或外包，不管是什么原因，将进行项目的采购和外包至少有如下作用： 有利于专注于核心业务 得到技能和技术 提高效益 规避项目风险 降低企业长期营运成本12.1 项目采购管理概述 采购的基本原则1、成本效益原则2、质量原则3、进度配合原则4、公平竞争原则12.1 项目采购管理概述 项目采购过程采购规划：决定采购的内容和在什么时侯采购编制询价计划：拟订所需产品的相关文件和识别潜在的供应商询 价：采购方和潜在的供应商进行交互的过程供方选择：采购方从潜在的供应商中进行选择合同管理：对合同进行管理，确保合同条款的完成合同收尾：对项目基本完工的确认与验收12.2 项目采购计划12.2 项目采购计划 项目自制外购分析 根据成本分析项目是自行开发还是外购， 有时也需要考虑一些其它的因素，如某些企业对数据保密性、系统安全性、软件的可靠性要求较高，当自己有足够的人力资源保障，就应当考虑自行研发。 IT项目技术性比较强，在项目采购规划过程中，咨询内部或外部的专业技术专家的意见是非常必要的。 12.3 编制询价计划12.3 编制询价计划 编制询价计划、询价、选择供应商这些过程称为“招投标”。这些过程都需要采购方、供应方参与，需要获得产品、服务或成果的一方称为采购方，提供产品、服务或成果的一方称为供应方。 作为软件开发商极有可能成为采购方也有可能成为供应方，当他们为需方开发软件产品时为供应方，当他们将负责开发的软件外包时就成为了采购方。 在供应关系没有确立之前，可能有多家供应方参与投标，这些供应方统称为潜在的供应方。12.3 编制询价计划编制询价计划编制询价计划的过程中要准备询价所需的文件和确定合同签订的评判标准，此过程中产生的文件有招标书、征求建议书、询价书、招标通知、洽谈邀请函等，其中最为常用的是招标书。采购方常将招标书发送给潜在的供应商，以征求潜在的供应商的产品、服务解决方案和报价，得到潜在的供应商的进一步情况，以利于询价乃至于作出供应商选择。12.3 编制询价计划 招投标文件类型投标邀请书（IFB） 邀请潜在的供应商投标的文件询价邀请书（RFQ） 用于征求潜在卖方报价或标书的文件建议邀请书（RFP） 邀请供应商提供方案的文件12.3 编制询价计划编制询价计划 1、撰写一份好的招标书是项目采购管理中的关键步骤之一。 2、然而写出一份好的招标书并非易事，需要编写人员既站在采购方的立场也要为潜在的供应商考虑。 3、评价标准的制定 例如： 技术手段30% 管理方法30% 历史绩效20% 价格因素20% 12.4 询价12.4 询价 询价就是从潜在的供应商处获得项目建议书或标书；在这个过程中潜在的供应商将要做大部分的工作，采购方潜在的供应商需要不断的进行沟通，包括召开招投标会议来回答潜在的供应商的问题。 在大多数情况下，会有多家潜在供应商提供采购方所需要的产品或服务，并能收到多份标书，这时采购方可以利用这种竞争性的环境，以更低的价格获得更好的服务。12.4 询价选择供应商 在收到潜在的供应商提供的建议书（或标书）后，采购方就要选择一家供应商或取消采购。 选择供应商的过程包括评估投标者的建议书、选择一个最佳的投标者、进行合同谈判、签订合同等过程。 价格或费用可能是选择供应商的主要因素，但如果供应商并不能及时或保质保量地交付产品、服务或成果，则供应商的声称的最低价格未必就真的具有足够的竞争力。12.4 询价 选择供应商 建议书（或标书）通常分成技术（方案）和商务（价格）两部分，有时还要求加入项目管理部分。 选择供应商是一个费时而又繁琐的过程，询价和评估过程有可能要反复地进行，谈判也会是这样，需要细心而又耐心地面对。12.4 询价选择供应商投