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公司通讯管理制 度 1 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 公司通讯管理制度 第一条 : 为了提高公司的经营管理 , 节约成本费用 , 加强对公司各种通讯工具的管理 , 特制订本制度。 第二条 : 本制度所指各种通讯工具包括电话总机、 电话分机、 直线电话、 传真机、 移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。 第三条 : 公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、 方便开展业务 , 公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。第四条 : 电话总机的管理 电话总机由行政部的前台人员负责值守 , 所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下 : 接听外线电话时 , 应说”您好 ! 迎海集团 , 请问您找哪位 ? ” ; 当对方告诉分机号码时 , 应说”请稍等 ! ”; 如果分机占线时 , 应说”对不起 , 电话占线 , 请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时 , 应说”您好 , 前台”。第五条 : 电话分机的管理 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况 , 为每一位员工提供 一部电话分机。 员工应电话分机铃响三声内接听 , 接听业务电话应简洁明了 , 接听 2 , 行政部应马上通知前台 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 电话时应使用统一礼貌用语”您好 , ××× ( 员工姓名 ) ”。讲电话时声音不可太大 , 以免影响她人。 电话分机一般不开通长途直拨功能 , 总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的 , 须提出书面报告 , 经部门经理初审、主管领导审核后 , 报公司总裁批准后方可开通。 对已开通长途直拨功能的电话分机 , 由员工个人负责长途功能的使 用管理。不得借予她人拨打长途电话 , 一经发现 , 除由其个人赔偿所发生的长途话费外 , 还可视情况严重 , 停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。 员工因临时工作需要打长途电话的 , 须填制《长途电话申请单》 , 经部门经理初审核 , 主管领导审批后 , 递交行政部经理签字后到前 台挂拨 , 或由前台拨通后接入员工的分机上。 拨打长途电话时 , 必须使用 IP 特服号 ( 如 17909、 17951) , 以节约 费用。 禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话 , 应长话短说 , 以免造成电话线路的繁忙 , 时间不得超过三分钟。 严禁员工利用公司电话 ( 包括分机和直线电话 ) 进行拨号上网、 拨 打声讯台或信息台查询非业务信息。 未经公司或电话所有人的同意 , 拨打长途电话。一经发现 , 除由其 个人赔偿所发生的长途话费外 , 还可视情况严重 , 给予记过以上的 处分 , 直至开除。 电话已开通长途直拨功能的员工一经离职 3 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 将该员工的长途直拨功能关闭 , 同时做好登记。 第六条 : 直线电话的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、 总裁助理 , 能够根 据工作需要 , 申请配置一部直线电话 , 如需要开通国内长途功能的 , 应一并提出申请。 申请配备直线电话 , 一律报集团董事长批准。 第七条 : 传真的管理 公司传真机由前台负责管理 , 收发传真时应由前台人员负责操作。 前台人员发送传真完毕后 , 应检查是否有文件遗漏在传真机旁 ; 传真接收完毕后 , 应立即将传真文件交给收件人。 员工因为工作需要而发送传真的 , 应填制《传真申请单》 , 经部门经理对传真内容进行初步审核 , 并报主管领导审批。主管领导审批 后应将《传真申请单》递交行政部经理签字 , 再由前台人员操作发送。 对发送保密性高的文件 , 可由前台人员进行指导 , 由员工个人亲自发送 , 并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送 , 以免泄密。 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个 , 能够申请配置专用的传真机。 员工不得利用公司传真机收发私人资料、 文件。第八条 : 移动电话的管理 公司不为员工购置移动电话 , 但对员工因办理公务所发生的移动电 4 资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 话费用 ( 简称移动话费 ) , 按具体情况给予一定金额的报销限额标准。 原则上 , 集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工 , 不得申请报销移动话费 , 特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。 公司对移动话费实行”员工提出报销申请、 公司核定报销限额、限额内实报实销 , 超支部分员工自负”的管理方式 , 即 : 主任级以上的管理员工根据实际工作需要 , 向公司提出报销移动话费的书面申 , 公司根据员工职务、