各种行政部全套管理制度及流程.docx

PAGE 1 行政部管理制度 工作流程 办公用品采购及领用流程 一、资产申购流程（1000元以上） 1、填写申购审批单。由申购部门或申请人填写； 2、申购部门确认。由申购部门负责人签字确认； 4、行政部报批。由行政部负责审批流程的人员进行报批流程：行政报批人员→财务→总经理 5、审批通过后，复印件由申购部门存档，原件由行政部存档； 6、购买落实。由行政部落实申购事宜； 7、资产验收。由行政部与申购部门共同验收货品。 二、办公用品领用流程 1、各部门提交领用计划。填写《办公用品申领计划表》，由部门负责人签字确认；每月15号之前递交行政部； 2、行政部汇总各部门领用计划。行政部编制《办公用品申领计划汇总表》，并由行政部负责人签字确认后报领导审批； 3、领用计划审批单处理。原件领用部门留档，复印件行政部存档，行政部负责采购； 5、办公用品入库。集中采购办公用品后，行政部办公用品管理员进行入库登记； 6、办公用品发放。行政部通知各部门按计划领取，并进行签收。日常零散办公用品统一于每周四上午9:00—11:00领取。 三、档案收取流程 1、档案收取。各版块及部门对存档资料进行初步整理后，行政部派机要员于每周四到各版块收取； 2、档案移交。由移交人和接收人双方清点并签字确认，由移交方负责人进行监交并签字确认； 3、档案审阅。交接完成后，机要员将档案资料分别报送给部门领导、公司领导审阅复核； 4、盖章。经各位领导审阅后，加盖入档案专用章——“已校对” 5、档案进入行政档案管理部，待整理。 四、档案归档流程 1、按公司、年份、档案类别归类； 2、按照年限、序列号、机构、类别的方式编号入档； 3、扫描档案文件； 4、备份电子档。 五、档案借阅流程 申请人填写《档案借阅申请表》→领导签字（部门负责人、板块总经理）→递交行政部档案管理员→借出档案（复印件直接交付、管理员跟踪协办）； 六、档案室例行工作流程 1、档案收取：每周四到行政收档案； 2、档案整理：①本周整理上周收回的档案，②星期一、二、三扫描档案， ③星期四、五整理客户资料； 3、档案借阅：按照规定流程，经领导审批同意后，协助各部门和各块板查询、借阅； 4、档案跟踪：对当天借出的档案原件进行跟踪，并及时归还档案室； 5、档案催还：对长期借出的档案及时催还，对未按时归还的，要问清楚原因； 6、档案室防火、防潮等安全工作。 七、费用报销流程 1、报销人填写报销单据，本部门故责任签字确认； 2、行政部流程人员报审； 3、行政部根据费用走向，确定报销归属公司，进行分流将单据移交公司财务； 4、财务部通知报销人领款。 八、文件用印流程 1、用印准备。由用印部门或用印人准备好用印文件，并由本部门负责人签字确认后，将文件递交行政部进行用印审批流程； 2、行政部审批。由行政分管领导审批（签字/签章）； 3、公司领导审批。由总经理审批（签字/签章），如总经理不在，特别重要的紧急文件需电话或短信报告总经理同意后方可用印； 4、用印。由印章保管人盖章； 5、返还文件。将用印后的文件返还给用印部门或用印人。 流程：用印部门→用印部门负责人→行政部→行政分管领导→总经理→印章保管人→用印部门。 九、车辆/公交卡申请使用流程 1、用车部门/人填写《用车申请单》（电子文档）； 2、由申请部门负责人签字确认后发至微信或办公QQ群； 3、由行政部车辆负责人审核； 4、由行政部车辆管理员调配车辆并做好记录； 5、一般事务使用公交卡，紧急重要事务调派车辆。 本部门负责人申请部门/人车辆负责人车辆调度人员 本部门负责人 申请部门/人 车辆负责人 车辆调度人员 十、文件审批流程 1、报审申请。报审部门或报审人填写相关文件的审批单（公司发文稿纸/公文处理单/合同审批签）； 2、报审确认。报审部门负责人签字确认； 3、报审流程。行政办公室进行报审流程； （1）、合同类：拟办部门负责人→合同部负责人→行政经理→合同？； （2）、工程类：各版块→总经理→将审批内容抄告给申报部门或申报人； （3）、人事类：人资部→行政领导→人资部； （4）、发文类：拟办部门负责人→行政经理→总经理→发文（原件存档，复印件给拟稿部门，用电子档形式抄送给领导）； 十一、后勤服务工作 基本后勤服务工作：出行安排、机票预定、酒店预定、各类信息收集。 票务、住宿事宜安排以及出行过程中突发事件处理与应对协调出行车辆接送安排、制定带队队长，并通知出行人员相关信息。落实出行相关信息：时间、地点、人物、事宜，所需安排出行安排： 票务、住宿事宜安排以及出行过程中突发事件处理与应对 协调出行车辆接送安排、制定带队队长，并通知出行人员相关信息。 落实出行相关信息：时间、地点、人物、事宜，所需安排 由订票中心短信告知当事人航班信息联系订票中心并查询班次、并预定。