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有关怎样办理特别会议 有关怎样办理特别会议 PAGE / NUMPAGES第 PAGE 页码 页码页 / 总合 NUMPAGES 总页数 总页数页 有关怎样办理特别会议 怎样办理特别会议 　　文秘工作人员碰到特别会议怎样办理呢？本文是我为大家整理的怎样办理特别会议，仅供参照。 　　所谓特别会议是指那些在规定的时间而按期召开的例行会议以外，因为特别特其余状况而由主管经理暂时召开或指派别人暂时召开的内部工作性会议，是该部门在管理或商务活动出现特别状况时，而采纳的一种应变举措。 　　特别会议固然是在应急的状况下而召开的，往常是所遇问题忽然、会议准备的时间又很短，但对会议的安排也仍旧要尽可能做得齐备、充分，不要匆促开会。 　　当主宇航局经理嘱咐秘书人员就特定的问题暂时招集一个会议时，假如经理就会议的背景、目标、问题和参加会议的人员做出明确的部署时，秘书人员可依据经理的要求一一进行办理。 　　可是，假如秘书人员被见告就某一或某些事情招集合议时，而并无获取对此会议有关因素的授意，在这类状况下，秘书人员可征得上级的赞同有分寸地就以下六个方面的问题向主管经理进行探明，并快速作出准备。这六个需探明的问题是： 　　(一)为何开会 　　这个会议是为何开的?是为了说明什么状况，仍是为解决问题而获取结论呢?是为了互换情报，仍是为了出谋献策?明确会议目的是使一些为突发状况而召开的会议获取成功的必需条件。 　　(二)议题是什么 　　会议的议题是什么，并获取最简短，最明确的表述，这是确立会议进行的方式和列席会议人员的基础。 　　(三)谁参加会议 　　会议由谁主持?要有哪些人参加?此中重点的、特别不行缺乏的人是哪些?有因故不可以到会的能否可找人代理? 　　(四)什么时间开会 　　会议什么时间开始?估计什么时间结束? 　　(五)在什么地方开会 　　会场安排在哪里?对会场有什么特其余要求?能否需要安装特其余视听设施? 　　会议怎么开 　　会议采纳什么方式进行?能否要求与会者在前来参加会议时携带什么特其余资料?有什么需要特别注意的事项? 大型会议招待方案 　　(一)会议招待方案的含义 　　会议招待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等招待活动及详细事务的文案，属于会议专题策划方案，能够包含在会议整体方案中，也能够独自拟写，作为会议整体方案的附件。 　　(二)会议招待方案的基本内容 　　1.招待对象和招待缘故。会议的招待对象的种类众多，包含上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀贵宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、一般观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有结合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、观光。每一种招待方案必定要写清楚详细的对象。同时还要简要说明为何招待，即招待的缘故、目的和意义。 　　2.招待目标。招待目标即会议招待工作的总原则和指导思想。招待目标应该依据会议目标和会议领导机构对招待工作的要求以及参加对象的详细状况确立。 　　3.招待规格。包含迎接、宴请、探望、陪伴、送别参加对象时，主办方出头的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 　　4.招待内容。包含接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、文艺款待、观光旅行、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。 　　5.招待日程。写明各项招待活动的日程安排。 　　6.招待责任。写明各项招待工作的责任部门及人员的详细职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅行、返离时的票务联系等工作。 　　7.招待经费。写明与会者的食宿和交通的花费安排，有时也包含安排观光、旅行、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包含必定数目的礼物费。对外宣布的招待方案一般不写这一部分的内容。 怎样做好会议记录 　　一、会议记录的看法及作用 　　会议记录是把会议的基本状况和会上的报告、谈论的问题、讲话、决策等内容就地记录下来的文字资料。 　　会议记录的作用十分重要。归纳起来，主要有： 　　(一)原始凭证作用 　　会议记录反应和记述了会议的全过程，什么时候在什么地方开过什么会议，由谁主持，有哪些成员列席了会议，会上传达了何种文件或有关会议精神，作出了什么重要决策等，均一一记录在案。这为剖析、研究有关会议的议题，或总结、上报状况，起了原始凭证作用。 　　(二)撰文基础作用 　　好多重要会议以后，要撰写一系列文件，诸如决定、决策、会议纪要和简报等，都要以会议记录和大会文件供给的状况为基础。特别是会议纪要，它完好部是以记录为基础，经过整理加工而成的。所以，会议记录在撰写文件时起着不行代替的基础作用。