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优化流动人员人事档案管理的探索与实践 随着经济社会的飞速发展，流动人员的队伍日益壮大，各行业各领域内人才流动越来越频繁，这也是我国改革开放后社会主义市场经济体制发展下的必然趋势。目前，我国流动人员遍布在国家机关、事业单位、国有企业、非公有制企业、自由职业群体以及灵活就业群体中，各种编外管理人员、劳务派遣人员、劳动合同等流动人员用人形式也占据很大比例，国家明确指出，要引导和促进人力资源在不同组织及不同地区之间合理流动。对流动人员的管理离不开人事档案的管理和利用，人事档案作为其个人身份、学历、资历等重要信息的载体，直接关系到个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等重要事宜，尤其在个人和单位可以进行充分互选的情况下，以及针对流动人员易发生人“档”分离等更多复杂问题和挑战的情况，人事档案管理不力更会造成个人及社会的巨大损失。因此，研究流动人员人事档案管理方面的问题，优化流动人员人事档案的建立和管理具有十分重要的意义。一、流动人员档案管理的重要性1. 规范人才市场秩序，推动社会事业发展。流动人员人事档案管理本质是保障人力资源管理服务，对流动人员的人事档案进行规范化管理有利于充分发挥人力资源的合理流动，维护人才市场秩序，促进经济社会的发展。对用人单位而言，通过流动人员人事档案的审核可以对流动人员的个人信息情况进行一个充分可靠的了解，降低用人单位的用人风险，避免不良人士的恶意扰乱，能对用人市场提供一个可靠的标准，维护人才市场秩序。目前流动人员在社会事业发展中发挥了重要作用，多数单位流动人员远超在编人员，是单位中坚力量。因此流动人员是推动社会发展的重要力量，规范流动人员档案管理有利于为人才资源的流动提供保障，促进社会事业的进步和发展。2. 激发了人才活力，保障流动人员社会福利。流动人员人事档案的管理也是对流动人员自身利益的切实保障，完备的人事档案准确记录了流动人员的个人履历，为其福利待遇和养老问题等提供了准确的数据支持，能解除流动人员的后顾之忧，帮助流动人员维护自身合法利益，同时进一步调动流动人员工作的积极性，激发流动人员的创新型精神，有利于提高社会人力资源的充分利用，保障流动人员的公平发展。因此，流动人员人事档案的建立与管理对个人和用人单位具有相互促进、相辅相成的作用。二、流动人员档案管理存在的问题1. 人员流动带来的挑战。流动人员人事档案具有其自身的特点：流动性、分散性、易失性、管理难度大、利用率高。这是由流动人员的自身特点而决定的，流动人员人事档案的建立是动态变化的，随着流动人员个人的发展不断补充记载，也是随着流动人员的流动而不断流动。分散性是由于流动人员类别较广，其档案所归属管理部门也是分散的，有的可能在人才流动服务机构保存，有的在劳动力市场。易失性即流动人员人事档案在流动过程中会发生遗失的情况，档案和人的流动不能保持完全同步，造成“人档分离”状况的发生。由于流动人员频繁流动的特性使得用人单位对其人事档案的利用率大大提高，这也进一步增加了其人事档案管理的难度。这些由流动人员决定的特性，必然会造成流动人人事档案在档案转递、收集整理、保管和利用等方面存在各种的问题。如流动人员从原单位进入新的人才市场时，由于已离职而导致原单位对其人事档案的管理不重视，让其各自带档案进行保管，一些高校学生由于未按时找到工作而导致其档案也由个人保管，这都是档案传递移交不规范的行为，易导致后期信息资料搜集难，信息核实困难，档案更新不及时，档案传递效率低，档案滞留、档案泄露和遗失等档案管理不规范的问题。2. 利用方式与利用率问题。传统的人事档案管理机制，为确保个人档案的机密性和安全性，往往要求人事档案必须是封闭的，当事人和其他人员都无权查阅，这在一定程度上确保了人事档案管理的安全可靠性，但在这种绝对保密的管理模式下，使得流动人员人事档案的价值大打折扣，这种对人事档案的利用方式大大降低了人事档案的利用率。由于这种不够开放的管理，导致了各部门对档案利用率不足，比如招聘环节，用人单位对人员的证书更为青睐而不重视档案，又如人员进入用人单位后档案没有进馆，给不良用心的人有空可钻。同时由于一些档案管理机构对流动人员人事档案管理方式不先进，现代化信息技术利用程度不高，人事档案管理部门各自为政，没有进行交流合作，也未构成一个全面、开放、共享的档案网络化管理系统，导致了档案管理效率低下。三、优化流动人员人事档案管理的策略1. 加强现代化建设，实现信息化管理。人事档案的管理与保存要满足现代化社会的发展，传统的纸质档案给档案管理人员的工作增加了很大的工作量和不便，档案对存储环境的要求也十分高。而随着先进科学技术的发展，互联网逐步走进各行各业为人们带来工作便利，针对流动人员人事档案管理，也应充分发挥好现代化设备和互联网络平台的优势，