合同及客户档案管理办法.doc

合同及客户档案管理办法 为了规范管理，有效的保护公司信息的完整性和保密性，特制定本管理办法。 一、合同管理。 （一）合同的签订 1、业务人员必须使用公司提供的规范格式的合同文本签订合同。不得私自更改合同条款。 2、业务人员在与客户商谈合同时，如果客户坚持要求对合同主要部分做修改时，必须经 主管经理同意，方可签署。 3、业务人员在签订合同时必须做到：字迹清楚、用语准确、意思表达清楚完整、合同要 件填写完整。 （二）合同的审核、盖章 1、合同草签后应交回公司招商中心、财务中心审核。 2、审核时应对合同所有条款认真核对，避免出现漏填、产生歧义、合同陷阱等情况的出 现。 3、审核时发现问提及时与业务人员、客户进行沟通，对合同进行修改。 4、审核完毕确认无误后在合同规定位置盖章。 （三）合同的送达与接收 1、合同盖章后及时送达客户。需要邮寄的采用挂号或快件方式（即使使用 E-mail，也应 有正式文本，以便存档） 2、对客户盖章返回的合同应及时接收，对没有及时返回的合同应进行催交，避免合同文 本流失。 （四）合同的存档 1、每份合同应有完整的档案。 2、所有合同应该按照一定的顺序或其它规则进行装订。 3、合同应该按照公司保密规定的要求进行保管，无关人员不得翻阅或借阅。 4、合同正本一律不得带出，若因收款或其他原因需要借出，只能借阅复印件。 二、客户档案管理 （一）客户档案建立办法 1、本公司业务员须于第一次交易完成后，依“客户资料卡”所列项目，调查后填写。 2、老客户于 3 4 （二）客户档案的存档 1、档案应按照客户单独建立并分类存档。 2、档案作为机密文件，无关人员不得翻阅或借阅。