访客接待管理制度.pdf

文件编号 CSHZAHD —S—016 文件版本 AHD001 制定部门 行政人资部 文件名称 访客接待管理制度 生效日期 修订 序号 修订内容摘要 修订单位 版本 日期 1.0 目的 为规范公司访客接待流程，塑造公司对外形象，为业务顺利开展营造良好环境，特制 定本制度。 2.0 适用范围 惠州锦胜包装有限公司。 3.0 接待职责 3.1 保 安：负责访客身份确认，到访事由的询问、发放与回收访客证，访客单，与路线指引； 3.2 前 台：负责电话通传、告知与访客在大厅等待时的接待； 3.3 行政部：负责贵宾级、重要级客人接待的前期准备； 3.4 接待部门：负责制定和落实接待计划及其费用预算。 4.0 访客分类 访客，是指锦胜公司总部和各分子公司以外的人员。具体范围按接待等级分为以下三类： 4.1 普通级访客 : 供应商、业务员、应聘者等。 4.2 重要级访客 : 重点客户、政府部门一般官员、评审员、顾问、媒体记者、经济会计师、重 点供应商等。 4.3 贵宾级访客 : 政府部门领导、投资商、专家、外宾等。 5.0 访客接待 5.1 普通级接待： （指4.1 条款来访人员） 惠州锦胜包装有限公司 HuiZhou Come Sure Packing Products co.,Ltd 第 1 页，共 4 页 5.1.1 保安礼貌确认访客身份，要求来访人员填写《访客单》 ，并发放访客证， 5.1.2 前台亲切询问访客来访事由，并电话通知被访人员； 1）如需在会议室等待，送上茶水招待访客； 2 ）如需进入写字楼办公室须经被访部门负责人同意后方可带领访客进入。 5.1.3 访客离开时，由接待人员在访客单上签名，并在保安处退回访客证。 5.2 重要级、贵宾级接待： （指4.2 和 4.3 条款来访人员） 5.2.1 重要级、贵宾级访客来访通常与被访人员已确定好来访时间， 应提前通知行政部准备； 5.2.2 接待部门经理级人员提前填写《访客接待申请表》 ，申请表中注明（来访者单位、人 数、姓名、身份、来访时间、来访目的、费用预算及接待规格等） ； 5.2.3 接待部门制定和落实接待计划 ( 包括讲解内容、参观路线、安全事项等 ) ； 5.2.4 行政部安排相应等级的接待服务准备，并安排专人到大门迎接访客； 5.2.5 接待部门经理级或以上领导亲自接待访客并全程陪同，如安排到分公司参观，到访分 公司副总经理级配合接待。 5.2.6 访客离开时接待人员目送至访客车辆驶离。 （注：需要时访客离开前礼貌地问清楚离 开酒店或宾馆的具体时间，便于安排送客车辆。 ） 6.0 重要级 / 贵宾级到访接待费用规格 6.1 重要级客人到访接待费用 6.1.1 烟：按 20 元/2 人包标准； 6.1.2 饮料：按人均 5 元/ 人标准； 6.1.3 水果糕点：按人均 5 元/ 人标准； 6.1.4 用餐：按人均 140 元/ 人天标准； （早餐20 元/ 人、中餐 60 元/ 人、晚餐 60 元/ 人。） 6.1.5 住宿：按三星标间 1 人/ 间（注：陪同人员 2 人/