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货代单证员岗位分配职责 货代单证员岗位分配职责 货代单证员岗位分配职责 货代单证员岗位职责 【篇一：单证部岗位职责】 上海泽吉纺织品有限公司 单证部岗位责任 1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。 与业务员和跟单员交流，确立工厂完货时间，并实时与货代联系 （若有指定货代，就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我 们自己的货代）定舱，认识截关和开船日期，实时拿到进仓通知， 敦促工厂准时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价钱后， 确立最后的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂正确装柜时间和进 港箱单数据的填写。 对于业务员供给的订舱资料，若有不完好或是有疑问的地方，需及 时向业务员提出，交流并确认无误后方可订舱。如因单证人员大意 造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人肩负；反之，则由 业务员个人肩负。 2、定舱确认后，依据要求准备报关所需票据并寄给货代，依据客人 要求确认提单和制作客人清关所需的其余资料。 正常状况下，依据客人要求确认提单；但对于有特别规定或是首次 合作的客户，能够将提单确认件发给业务员，让其辅助发给客户核 对，保证提单内容的正确性。对于客户要求的其余所需的清关文件， 操作也是这样。 3、船开此后，要敦促货代实时将正本提单寄给我司。并在收到提单 后实时发一份客人票据副本给业务员（也能够让货代在寄出前先扫 描一份给我们），以便业务员能够实时敦促客户支付货款。 4、负责货代开具运费发票的查对和付款工作。 5、确认收到客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给 客户；如是信誉证交单，在收到货代寄出正本提单后，把全套票据 交给银行。 信誉证制单和所需的文件，需要所有依据信誉证的要求来操作。如 有问题，应在收到外国开立信誉证三天以内反应给业务员，让业务 员实时与客户交流，并做出正确的判断。如是由于工厂交期需要延 期，并且可能会高出信誉证的最晚交期，需 起码在信誉证最晚交期前 10 天提示业务员，并辅助业务员与客户沟 通改正信誉证，以保证我们的利益。 单证部人员工作需慎重，对待本员工作不得有任何的推诿，审查单 据必定要认真，不可以有任何的大意和失误，不然将有可能给公司带 来巨大损失。如是个人大意或是不仔细造成的失误，所有的损失由 个人所有肩负；如是需要多个部门共同达成的，将追查有关人员的 责任，肩负相应的损失。 6、出货后 40 天，实时向货代讨取报关单、场站收条等票据，实时 交给财务部，以便于退税。同时，负责退税票据的存案整理工作 （出口货物明细表，收买合同，提单复印件，场站收条复印件等）， 并将上述单证交给财务部门。 为了保证所有票据的有效性、合法性、真切性，收买合同原则上要 求供给最先的实质工厂合同（即业务员下单给工厂的合同），特别 状况我们再票据做一份合同给工厂辅助填好并加盖公章寄回。 要求供给的原始合同，请有关的业务员负责与工厂联系，并要求工 厂加盖公章，在开具增票时一起寄回。 7、与财务部交流，并依据要求开立五联发票。 8、负责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。 9、负责领导暂时交办的其余工作。 附：1、岗位绩效查核（自评）。 对于详细工作及相应的表格要求请按以下时间履行： 1、工作周报 在工作周报内，记录的是出货计划和跟进状况。工作周报每周五交 给 fanny 。如没有实时交，每次需扣 10 元；假如不过为了对付，随 意简单的写每次扣 5 元。 2、出运清单 这是针对实质出运的汇总，以及收到工厂开具增票和能否支付货款 的记录。出运清单每周五下班以前交给 fanny 。如没有实时交，每次 需扣 10 元。 3、银行清单和现金清单 这是针对银行和现金出入账的登记记录。银行清单和现金清单每周 五下班以前交给 fanny 。如没有实时交，每次需扣 10 元。 4、自评 这是给大家针对自己的工作、配合、踊跃主动性等方面做的一个自 我评分，这个表格每周五 下班以前交给 fanny 。如没有实时交，每次需扣 10 元。 5、工作计划 在工作计划内，主假如计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大 家合理利用时间，防止盲目或不知该干什么在耗资时间，也防止处 于被动的状态。到周五写工作总结的时候也能够针对计划达成的工 作进行总结。工作计划每周一正午午餐前交给 fanny 。如没有实时交， 每次需扣 10 元。 6、其余 我们应按岗位要求，保证按质、按量、实时高效的达成工作。请大 家自觉恪守，如未依据规定，需做以下处分： ①邮件未实时答复扣 10 元； ②进仓通知或是拖柜时间未实时通知工厂，或是漏发给工厂，致使 工厂来盘问，扣 10 元； ③上周拖沓未做工作，每件扣款 10 元；（每周一需将上周开具的机 打发票明细报送文件发给财务，没有开具发票也需要发，保证财务 能够实时报税） 对于我们的