物业档案的整理5.3.docx

. . . 第三节 物业档案的整理 一、物业档案全宗的划分 物业公司是专门对已建成投入使用的房屋与其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业 业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈 亏、具有独立法人资格的经济实体。 根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自 成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作围的扩大或缩 小、部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管 理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物 业公司全宗。管理处 (小区) 属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司 全宗的一部分。在该管理处 ( 小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营 管理、行政管理、财务等档案；原件与仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一 间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以 上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是 一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于 1990 年，乙公司成立 于 1992 年， 由于两公司因业务发展需要于 1999 年进行合并， 这样就存在三个不同的全宗， 即 1990～ 1999 甲公司全宗、 1992～ 1999 乙公司全宗和 1999 年新公司成立后的全宗。 二、全宗物业档案的分类 ( 一) 分类的含义和要求 1. 分类的含义 全宗物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分 成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。 为便于全宗档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲 (分类方案 )作为档案分类工作的依据。所谓 分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗档案分类体系的纲要。类目，是档案分 类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的， 在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。 2. 编制分类方案的基本要求 (1) 分类应该表达客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业 公司或各管理处 ( 小区 ) 管理活动中原来形成的联系进行分类， 最大限度地保持全宗档案文件之间的历史 联系。 (2) 分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类 方案中同级的各类地位相等，容上相互排斥、不能相互包容。 (3) 分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方 案。 (4) 分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行 科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是 不断发展的，物业公司的业务围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断 的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。 ( 二) 分类的作用 物业公司管理着一定规模的物业，业务围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果 不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别， 就无法立卷、 保管和利用。 再者， 在新的形势下， 档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类 别积累、归档。因此，全宗物业档案的分类就显得非常重要。 1 / 19 . . . ( 三) 编制分类方案的指导文件 物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企 业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。 《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体 的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的 职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。 ( 四) 编制分类方案的步骤 1. 在编制物业公司分类方案之前， 面的了解和掌握 必须对整个公司的管理职能与其所产生的档案 (