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《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十章)(编辑定稿) 第十章时间管理和差旅效劳思索题及参考答案1.办公室如何避开或消退拖延时间的现象？答：很多人在肯定程度上都有拖延时间的惰性。拖延时间有很多缘由。为了做一件令自己开心的事情而推延一件应当做的事情，是拖延时间的主观缘由；办公室总有没完没了的事情，是拖延时间的客观缘由。秘书在工作中拖延时间还有很多其他缘由。如不知怎样开头一个工作工程或对自己的工作技能没有信念、可怕失败、过分追求完善等。秘书要找到自己拖延时间的缘由，实行实在行动来转变拖延时间的习惯。秘书首先要主动与上司沟通，明确当前最重要的工作，将精力和时间集中用在最需要的工作上。制订一个详细的行动方案是避开拖延的重要手段。办公室的行动方案是一份详细的待办事项的清单。有了这样的清单，就不会遗忘要做事情。拟订日程表能让全部的方案变成现实。依据日程表去进展每项工作，以促使当天的工作任务能按时完成，并尽可能充分利用全部能支配的时间。2.简述上司日程支配的重要意义及其留意事项。答：上司日程支配指秘书机构协同上司对肯定时限内所要进展的工作按时间挨次做出合理的方案, 并通过一系列效劳使方案得以顺当施行的工作。它有利于上司及组织管理层之间的工作协调，以保障组织正常运转；有利于秘书机构区分轻重缓急，明确事情优先级，理顺事务关系，酌情支配上司的工作活动，避开出现时间冲突；有利于组织内其他相关部门联络工作。支配上司日程时应当：注重实效,不搞形式主义；留意张驰相间,劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分敬重上司本人的看法；要留意保守机密。3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。答：出差途中除了为上司出差的主要任务〔调研、会谈、参与会议等〕供应业务上的效劳外，作为差旅效劳主要有以下工作：关心上司支配好时间，落实交通工具；热情接待来访客人；与本机关办公室保持良好的通信联络；留意上司的平安和安康。出差归来后的工作主要有：处理外出公务活动的资料〔考察报告、会议传达提纲等〕，结算旅差费用。4.假设你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。答：出国手续：(1)撰写出国申请。(2)体检。(3)领取护照。(4)办理签证手续。(5)办理《国际预防接种证书》。(6)置办服装。(7)购置机票(车、船票)。随行物品预备：(1)搜集差旅信息。(2)预备随行物品。(3)外币及信誉卡。出入境手续：(1)边防检查。(2)海关检查。(3)平安检查。(4)卫生检疫。(5)登机手续。〔6〕出关手续。案例分析及参考答案下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请依据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后挨次。1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟订一个掌握会议次数和时间的方案。2.今日下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国销售的详细事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好会谈预备工作。3.本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书学专业同学的“实习基地〞,人力资源部问秘书机构是否情愿接纳实习生,是否情愿建立长期协作关系？24.通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理)后天伴随总经理去东北出差。5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打庆贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。6．省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。7.总部各部门和各分公司今年新聘请了一批管理人员,将于下周开头进展岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。8.海尔公司企业文化参谋×××先生被本市××集团请来做专场企业文化建立的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参与(每人入场费用为350元)。9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。10.10天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优待集体入场券(折扣为票价的60%,每张价格为90～180元),假如不回电,视作放弃。答：建议的办理挨次如下：9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订不到适宜的机票，且处理此事只需要几分钟〔打个订票电话即可〕。4. 只需要几分钟即可办成，且比拟紧急，需要马上做伴随出差的预备。5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在员工中传开，如准时予以庆贺和嘉奖，会与消息本身一道传播，表达公司对员工的人文关心，公关效果会更好。因此此事事实上具有较强的时效性。8. 问总经理是否派人参与(建议不派人参与,因为可以找到有关书面资料)。不很重要但也有肯定时