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第二部分 办公管理制度 企业文档管理 企业文书管理措施 一、 文书管理包含外来文件及自制文件两种。 二、 外来文件包含公文、 传真资料、 法律条款、 地方性法规、 国家标准、 行业标准、 企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。 三、 文书归口管理部门为集团总经办; 分企业由人行部; 自制文书会签必需经总经办。 四、 收文 外来文件收文由企业总经办/人行部文员登记, 请示部门经理文件是否转发, 转发时按自制文件会签程序会签后转发。 五、 自制文件 1、 拟制: 由文件起草部门拟稿, 文稿要求语言通顺、 逻辑清楚、 简练易懂、 文 字严厉, 避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。 文件尽可能不制订补充要求, 如需要增加补充、 修改条款, 可将原文作废重新制订, 以确保制度连贯性。 部门经理审核后方可打印, 打印时须根据集团《相关企业统一公文处 理要求》（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中要求格式进行编号排版, 打印后认真校稿, 与原稿查对无误后方可进入会签程序。 2、 会签: (1)、 由文件起草部门确定并填写《文件签发审批单》: 注明文件名称、 编号、 文件类别、 关键内容、 密级、 发文日期、 主送单位、 抄送单位、 会签范围（写明需要参与会签部门名称、 副总职务名称） (2)、 以文件内容相关部门、 相关集团副总、 总经办/人事行政部、 总经理次序会签, 将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。 (3)、 各部门收到需要会签文件时, 须本着认真态度, 必需时征集本部门职员意见, 尽可能提供相关资料供起草部门参考。 (4)、 自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复, 提升效率, 文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。 (5)、 各会签单位必需在会签单上署名且标注日期, 以明确责任。 (6)、 文件会签至各副总后, 由文件起草部门依据会签意见结果, 汇总整理, 再次修订后; 方可交总经办, 由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。 3、 指示 总经理或其她被授权指示者作最终指示, 并签字。 4、 出稿复印、 下发 (1)、 文件起草部门将修订后文稿拷盘, 由总经办/人事行政部文员出稿。 (2)、 总经办/人事行政部文员对外来人员自带软盘先做病毒检验（有病毒软盘应拒绝接收, 并礼貌解释表示歉意）。 (3)、 总经办/人事行政部文员接稿后, 应认真检验文件签批手续是否齐全, 打印稿排版是否按《企业行文规范》, 美观合理, 对文字进行最终校对, 发觉有误可与文件拟稿人联络确定后修改。 (4)、 总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明份数复印下发。 (5)、 需要对外发文时, 由总经办/人事行政部文员打印、 盖章、 封装、 寄发。 (6)、 收到文件单位及个人须在文件发放统计中签字确定, 文件发送到各部门后, 部门经理应组织本部门人员学习, 并妥善保管, 装订成册, 便于查阅、 实施。 (7)、 总经办/人行部每个月定时检验各部门文件传达及保留情况, 如有文件丢失或传达不到位, 则报人力资源部作为绩效考评项目。 5、 归档 (1)、 全部签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分企业自制文件）归档存查。 (2)、 若实施部门必需使用正本时, 可临时借出使用后归还, 若正本必需寄出或无法取回时, 可存档复印件。 (3)、 存档文件保留期限, 到时列表报批后监督销毁。 六、 公文机密等级 1、 秘密文件 是指以集团或集团各部门、 各分企业名义下发, 能够在公开场所 学习讨论、 并要求落实实施文件, 以及相关规章制度等。 2、 机密文件 是指以集团或集团各部门、 各分企业名义印发, 只供部分部门或 相关人员学习、 落实实施文件, 如: 相关人事任免事项; 质量问题通报; 产值、 产量、 利税、 库存产品、 用肉量等统计数据; 供货厂家、 销售用户资料等。这类文件阅办人只可在要求时间内传阅不能留存或复印, 事后, 当需要再次查阅时, 需向总经办办理文件借阅手续, 当场借阅当初还。 3、 绝密文件 是指以集团或集团各部门、 各分企业名义印发, 只供高层领导或 极小范围内人员了解、 知悉文件, 如: 希波职员工资体系和标准、 品控部工艺步骤、 工艺标准、 品质检验汇报、 生产配方、 制造成本、 研发部新品开发计划、 正在研制中新产品试验数据、 产品配方、 销售企业产销量、 营销机制、 促销方案、 营销价格等, 这类文件应严格控制印发数量和印发范围。 4、 各级人员必需严守秘密, 有泄密事件发生, 按《保密制度》处理。 七、 公文处理时限 1、 特急件: 各会签单位需在半小时内回复, 随到随办。 2、 急件: 各会签单位需在1