中外企业物资采购管理制度的差异.docxVIP

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PAGE 1 PAGE 1 中外企业物资采购管理制度的差异 一、物资选购计划的确认阶段 生产部门对物资的需求,是选购计划制定的根本依据。物资选购计划要从生产需求开头,这一点国内外企业没有什么不同,但其后的审核批准程序,二者却存在很大差异,因此产生了不同的掌握效果。 国外企业物资选购管理制度规定:首先由生产部门依据生产计划或即将签发的生产通知提出请购单;第二步,将请购单交由仓储部门保管人员审核,保管人员依据库存状况核定选购数量,并经仓储部门主管签字后,传递到选购部门;第三步,选购部门接到请购单后,审查是否重复选购,以及是否存在其他不合理请购品种或数量等,审核同意后,依据已把握的市场价格,对选购所需资金做出估算,并将请购单交资金预算管理部门;第四步,资金预算管理人员依据企业经营目标和资金预算审核请购物资是否在预算之内,审核后再交还选购部门,选购部门方可依据各部门审核过的请购单编制正式选购计划。 相对而言,我们企业这方面的制度比较简洁:首先,也是由生产部门依据生产计划编制用料申请表,报送选购部门;其次,选购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量,并依据库存状况审定选购数量;最终,编制正式选购计划报主管领导审批。 两种制度的差别在于:首先,业务流程不同。国外企业的制度相对复杂,要经过四个部门审核、批准,有四个掌握点;而我们的企业只经过两个部门,加上主管领导把关,有三个掌握点。其次,组织机构设置不同。对生产部门请购单或用料申请计划的审核,国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门的参与,而仓储部门与选购部门是完全独立的两个部门;而我们企业的机构设置中,仓储部门和选购部门同属物资管理部门,是一个部门内的两个相对独立部门,仓储部门一般不直接参与计划的审核,明显处于次要地位。尽管两种制度的掌握目的相同,但这些差异对内掌握度的掌握效果影响却很大。其主要原因是,从内部掌握理论分析,内部掌握实质就是内部牵制,即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手,其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降低。因而,在管理机构设置上要求将不相容职务进行分别,将一项业务分由两个或两个以上部门掌握。国外企业将请购单的审核分由仓储部门、选购部门、资金预算部门负责,而我们企业对物资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核,其掌握效果必定要弱。从另一个角度分析,虽然我们企业的物资管理部门内部,选购部门和存储部门也是分开的,具有相对独立性,但他们同由一个部门管理,接触机会较多,有共同的部门利益,很难避免人际关系和部门利益等因素的影响。总之,由于机构设置上的差异,国外企业的内部掌握效果明显优于我们企业的内部掌握。这一点在实际工作中已经特别明白。 另外,参与部门不同,对掌握效果产生的影响也不相同。国外企业规定,生产部门的请购单首先经仓储部门保管人员审核,相当于我们企业要求选购人员做的“ 库平”工作。不同的是,国外企业是由仓储部门保管人员来完成,而我们是由选购人员依据保管人员供应的库存资料来完成。由仓储部门保管人员直接负责和由选购人员间接负责,最终效果差别很大。如我们的企业库存一般都存在令人头痛积压问题,对积压物资的使用、处理,应是选购计划中必需考虑的重要因素,但因物资积压与保管人员关系不大,所以保管人员并不会积极主动地去清理,而国外企业要求仓储部门保管人员参与选购计划审核,对物资积压就负有直接责任,因而会积极主动地去处理积压物资。这种管理方式能够更好地避免积压物资的产生,这一点很值得我们借鉴。 二、选择选购渠道,确定选购价格阶段 选购渠道和选购价格的确认,是物资选购掌握的重中之重。它直接影响到企业的经济效益,因而无论中外企业都将其作为关键掌握环节。 国外企业规定:选购部门应当依据市场状况和以往的业务往来,建立供应商资信状况信息库,或通过中介机构查询有关供货商的资信状况,然后向两家以上供应商索取选购物资的价格和质量指标,比较不同供应商所供应资料,选择最有利于企业生产和价格最合理的供应商。对于评选供应商,多数企业还会成立一个特地委员会,集体研究打算。选定供应商和选购价格后,选购部门就可填制正式订货单或选购合同,但还须将定货单副本交由请购部门(生产部门),证明定单内容符合他们的要求,同时还要将定货单副本送收貨部门,以便验收时使用。而我们企业在选购渠道及价格确定方面,虽然一般也要求进行比价或招标,一些单位也设置了特地的岗位或部门负责监督,但实际上还是主要由选购人员和主管领导审定,比价或招标对多数单位来说还只是一种形式。 两种制度相比,最大的不同之处就在于,国外企业强调集体决策,弱化了管理者的个人作用,也更易避免决策中的个人行为。而我们企业选定选购渠道和价格的决策中,强调主管领导的作用。

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