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办公室工作职责及岗位说明书 办公室工作职责及岗位说明书 PAGE / NUMPAGES 办公室工作职责及岗位说明书 行政工作职能 成立健全公司行政管理制度，在全公司范围内推行计划管理和微机化管理；保证公司各项管理制度，有效地贯彻实行，并对职工履行状况进行监察；保障公司各部门办公物件的实时到位；保障公司办公设备等正常运转； 有效地管理公司固定财产； 成立起有序的办公次序； 监控公司办公支出成本； 成立公司档案管理系统； 经过有利的职工活动的组织工作，成立公司公司文化。 行政工作详细内容 一、 公司行政管理制度建设与履行 对公司公布的管理制度实行推行， 辅助公司领导做好培训和宣传； 按公司检查反应制度要求， 对公司各项目、各部门工作运转状况实行监察、报告和办理； 规范公司办公次序并负责监察； 制定公司档案及公函管理细则、工作目标，经同意后负责履行； 制定公司会议制度并负责协调、组织； 制定公司办公物件、 固定财产采买工作程序和行政管理细则、 工作目标， 经同意后负责履行； 规范公司职工礼仪、仪容仪表并负责监察； 依据国家有关法例， 制定公司治安捍卫、 消防工作制度及实行细则，经同意后组织实行；制定法制、防火安全教育及消防专业技术培训计划，经同意后组织实行； 负责公司安全捍卫工作，配合各部门做好如管理、网络、营销等商业机密的防备工作；制定公司驾驶员及灵活车管理细则，经同意后负责履行； 配合大厦物业管理部门工作，做好公司职工午饭、 保安、 保洁等方面的工作，以保证公司优秀的办公环境。 二、 办公次序管理 检查、管理职工考勤，对职工迟到、早走、旷工、休假等实时记录、做出参照办理建议；办公环境的监察及保护，包含环境卫生、办公地区内物件摆放、绿色植物保养等等； 会议室、培训室、各职能办公室的使用管理； 检查公司职工履行规章制度的状况，并按程序填写过错单，办理职工违纪办理； 检查固定财产使用状况， 对人为破坏及误操作造成的状况实时办理， 保障办公使用， 并按制度规定对责任人进行处分。 三、 成本支出控制与物件采买 参加编制公司办公物件购买估算，并进行有效控制； 依据公司工作进展需要，组织办公室装饰、入住； 掌握市场信息，开辟新货源，优化进货渠道，降低采买花费； 会同财务部确立合理物质采买量，实时认识办公物件存货状况，进行合理采买；汇总各部门的采买申请单，编制办公采买计划；选择、评审、管理供给商，成立供给商档案； 进行市场询价，采买所需物质； 采买物质的报验和入库； 采买过程中的退、换货； 采买合同、供给商档案、各样表单的保留与按期归档工作。 四、 档案公函管理 成立公司的档案管理方法，指定专人负责采集整理本部门工作资料、文件保留及归档工作；监察、检查公司各部门档案管理工作，并进行总目录的汇总、重要档案资料的收存；依据领导指示及本部门工作需要，制定公函，经审批后下发并监察、报告履行状况； 对公司定阅、购买的各样报刊、图书、资料等成立资料库，做好目录，依据规范的借阅手续进行管理。 五、 活动组织 负责大型职工活动方案的策划、报批及实行； 负责公司重要会讲和内部活动的筹备与组织； 依据需要配合各部门组织举行活动。 六、 内、外面联系 经公司领导拜托，代表公司与有关政府部门和有关社会集体、机构的联系，协调地方关系；辅助公司领导招待重要客人； 与所在地政府行政机关（如派出所、安委会、车管所、街道管理处等等）成立优秀的协作关系； 辅助业务部门进行公关工作； 与各部门成立顺畅的交流渠道，按期组织内部交流； 保留公司营业执照和组织机构代码证； 与物业部门成立优秀的合作关系，配合做好物业管理工作。 七、 后勤服务 管理职工餐、客餐，保障职工及来客正常就餐； 办理来客或因公出差职工车票、机票、饭馆等的订购手续； 对文件来往传达的管理，如快递、名片印制公司的选择、结帐等；办公用品的统计与发放； 办理因公发生的各样维修事项（物业部分除外）； 答复职工对公司政策等问题的咨询； 管理制服装备工作，如制服装备的人员资格审察、制服制作厂商的选择、购进与发放、 工辞职折旧计算等； 需办公室办理的行政花费的支付，如手机费、会员费、养路费等； 公司电话、传真等接转； 来访客人的招待； 办公室文件、文稿的复印、打印、校正； 饮水机及饮用水的管理； 办公区内绿色植物及花卉的管理。  员 八、 安全捍卫 配合物业管理部门， 组织办理治安、 火灾突发性事件， 实时检查事件原由并拟订预防和整顿举措； 按期组织检查公司要点部位内保和要点防火地区消防设备及防备举措状况， 发现隐患， 实时落实限时整顿； 负责公司前台的管理，监察检查公司进出管理制度履行状况； 主管公司消防器械、设备的配置、保护、改换、定检工作； 按期主持安全捍卫例会， 并参加公司有关安全、 防火工作会讲和当地公安、 消防部门召