公司公章使用管理规定.docx

公司公章使用管理规定 公司公章是一个单位、 组织在职权范围内进行公务活动、 行使职权的重要标 志。为规范公司公章的使用和管理，提高公章使用的严肃性、合法性，加强法律 风险的控制，特制定本规定。 一、公章使用范围： 第一条 对外公务中必须以公司名义签订或出具的章程、 协议、 请示、 申请、 报告、证明、书面答复、收件收据、资质资格证明（例如营业执照等）及其他合 法材料。凡适用“合同章”、 “人事章”、 “报关章”等专用章的，应尽量避免使用 公章。 第二条 以公司名义对内发布的规章制度、通知公告及其他公文 。 二、使用公章程序： 第一条 申请及审批流程 1、对外常规性工作（详见附表一） ： 第 1 项 第 2 项 申请人 副总经理 部门正/ 副经理 非“第 1 项” 员工 填写 《用印申请单》 审批人 无 部门经理 盖章 2、对外非常规性工作： 申请人 第 1 项 第 2 项 副总经理 部门正/ 副经理 非“第 1 项” 员工 填写 《用印申请 单》 审核人 无 部门经理 审核人 总经办主任 总经办主任 审批人 总经理 总经理 盖章 3、对内发布公司规章制度、通知公告及其他公文： 总经理签署批准发布 盖章 对外提供复印件需盖章 属于“对外常规性工作”类别， 按“对外常规性工作”程序执行； 属于“对外非常规性”工作类别， 按“对外非常规性工作”程序执行。 第二条 使用公章申请及审批流程解释 1、申请和审批流程 用印须填写《用印申请单》 ，分属不同事务的材料分别填写申请单，严禁在 一份申请单中夹带其他事务的材料。 申请单首先交由部门经理审核签字， 审核用途的真实性、 必要性和材料的完 整性。申请单必须是原件，若传真件、复印件须电话确认真实性。 常规性事项由部门经理审批签字后，总经办予以盖章。 非常规性事项， 部门签字同意后交总经办主任审核签字， 审核行文格式、 条 款设置及控制法律风险； 最后交总经理审批签字。 若无总经理签字， 且需要立即 盖章的， 由总经办电话向总经理请示， 总经理同意后予以盖章， 事后用印人必须 补充完成公章申请及审批流程。 2、盖章材料要求 原则上不得用复印件或传真件， 除非是办事程序指定必须为复印件的 （例如 营业执照等） 。材料字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕，不得有空 白未填写部分。严禁在空白页、空白表上盖章！ 用印人提供的材料不符合上述要求的，总经办不予盖章。 3、盖章 公章保管人须亲自对用印材料进行盖章。 其他人不得擅自使用公章进行盖章 或作他用。 4、用印人填写《公章盖章登记表》 用印人亲自、如实填写《公章盖章登记表》 ，详细记录用印时间、用印人姓 名、部门、用途等，最后由用印人签字确认。用印人登记时，公章保管人须在场 监督。总经办须妥善保管《公章盖章登记表》 ，以便事后追溯和核对。 公章保管人核实《用印申请单》 、 《公章盖章登记表》 、盖章材料一致无风险 后将盖章材料交给用印人。 5、审核不通过的处理办法 为规避风险， 总经办有权向用印人询问用印材料的相关信息， 并有权决定是 否盖章，总经办经审核不同意盖章的，须向用印人说明理由。 对总经办不同意盖章而用印人持有异议的， 用印人可向总经理申诉并递交书 面理由， 总经办认为确有必要的， 用印人还须附上个人承诺书， 最后由总经理决 定是否盖章。 三、用印时间地点： 第一条 用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用， 须电话向总经理申请， 由总经理指定时间、 地点， 然后通知公章保管人进行盖章。 第二条 公章应妥善保管，原则上不得将公章带出公司使用。如遇特殊情况 需携带公章外出的，必须经总经理书面授权批准后方可施行。 四、公司公章的管理、保管权限： 第一条 公司公章由公司总经办统一管理、保管。总经理秘书为公章的保管 人， 对公章的保管、 使用负有直接责任， 总经办主任在公章的管理上负有间接领 导责任。 总经办主任的具体职责如下： 1、负责设立公章使用登记台帐； 2、负责公章使用的审核工作； 3、负责制定公章的使用管理规定和程序。 公章保管人的具体职责如下： 1、负责公章的保管和使用； 2、做好公章使用登记台帐； 第二条 保管人不得私下自用、外借、仿制、丢失印