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工程项目档案管理规定 工程工程档案管理规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】工程档案制度工程档案制度一、目的为标准公司的工程工程档案管理，防范与掌握合同风险，有效地爱护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。二、工程工程档案归档范围本规定所指工程工程档案是指过去和如今，公司在工程工程的设计、施行、开工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，选购合同，工程预〔结〕算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，托付书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，开工报告等。三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作〔即资料员〕，资料员负责档案接收、搜集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：1、搜集、整理、立卷和归档工程工程的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、工程完毕后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。四、档案的立卷、搜集、整理1、以工程工程为单位，分别立卷，一工程一卷。2、在工程工程的招投标阶段开头立卷，搜集该工程有关资料归档管理。3、各工程的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进展积累，整理和准时移交归档，移交档案文件时，资料员必需在档案移交清单上进展登记。4、在档案的首页设卷内文件名目，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息。5、在档案的次页设“合同概要〞、“主要大事备要〞，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联络人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，工程职能人员协作。五、档案的管理1、对工程工程档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案名目〔卡片〕，按肯定次序排列和存放。2、每月对档案进展一次清理。3、去除不必要保存的材料。4、对破损和褪色的材料进展修补和复制。六、档案要求1、文件必需为原件、正文，符合文件格式。2、必需齐全完好，装订整齐，并适当管理。3、传真件应复印一份归档。七、档案的保管1、档案管理人员应妥当保管，防虫蛀，防丧失，保证档案的平安。2、全部档案应专柜存放，加锁。3、全部档案不得随便查阅、变订，不得置于公共场所。八、档案的查借阅1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经工程经理签字同意，方可带出，用毕即归还。3、借阅人对所借之档案必需妥当保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随便乱放，以免遗失。4、借出档案材料，因保管不慎丧失时，要准时追查，并报告工程经理准时处理。九、有以下行为者，视情节轻重，赐予违纪处分，假设构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丧失或擅自销毁档案。2、擅自向外界供应、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。4、对档案没有准时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。