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PAGE 1 PAGE 1 中远物流“E报销”上路  20XX年，一场报销方式的变革在中国远洋(601919,股吧)物流有限公司（以下简称“中远物流”）的办公楼里华丽上演。  中远物流手工报销的时代就此终结。随之开启的，不仅仅是高效、快捷的网上报销时代，还有深负管理层厚望的全过程费用掌握时代。  登录首页，报销员工可依据单据类型进行单据填写，他们可以随时查看之前申请单据的审核状况，还可以随时把握费用的可用额度，从而提前规划费用使用；  登录首页，各审批领导可查看全部待审批的项目，他们可以对其进行批量审批，并随时把握各项费用的额度和使用状况；  登录首页，财务人员可看待处理的项目，并在批量进行处理后自动化导出凭证，还可以通过系统进行费用分析，随时监控各项费用的预警状况。  报销者再不用忙于奔波在各办公室间寻人签字，审批人不用再遭受工作中屡次被报销琐事打断之苦；财务人员最终可以快速完成费用给付并入账。报销工作变得简洁、透明、直接而高效。  一切源于公司新上线的元年费用报销系统。  缘起  在竞争日趋激烈的我国物流行业，中远物流可算是其中的翘楚。这家由中国远洋控股股份有限公司、中远太平洋(601099,股吧)有限公司合资组建的现代物流企业，不仅是我国最大的中外合资第三方物流企业，还连续三次在“中国货运业大奖”评选中，荣获多项最佳奖。  不过，企业的快速发展带来了日益尖锐的费用管控矛盾。  一方面，由于物流企业的经营特点，企业员工经常不在公司本部。而手工报销审批流程的每个环节，都需要找到对应的审核人才能完成，只要那个人不在，报销过程就会被中断，这使得公司员工总是需要漫长的周期来等待费用  另一方面，由于尚未实施全面预算管理系统，长期以来，中远物流仅依靠EXCEL编制的预算表格来掌握年度费用支出，这带来了两个问题。第一，由于费用审批与核算独立运作，而预算细度又大于核算，所以，预算支出的明细数额总是难以查询，下一年度的预算编制从而失去了精确的数据依据；第二，公司费用审批流程并不规范，执行不严格，超出预算的状况时有发生。  无法有效管控费用成为拖累公司利润的一大隐患。于是，20XX年，中远物流牵手X市元年软件，打造公司全新的费用报销系统。  “在员工进行费用报销的时候，假如可以进行有计划、有条件的预算掌握，同样可以有效帮助企业节约成本，降低资金风险。”X市元年软件公司总经理韩向东如是说。  爱护的E报销平台  “人性化、智能化、透明化、高效、可控”，谈到这套全新的费用报销系统，中远物流财务部的一位主管连用了5个词对其进行评价。  “系统严格依据预算对各项费用支出进行的掌握，将业务活动的执行做到事前掌握，降低了财务风险；进行了流程的优化、建立了规范化的审批流程；实现了费用支出审批和凭证生成的自动化，降低了财务人员的工作量；增加了统计分析能力，使财务人员摆脱了繁琐的统计工作，有利于下期预算编制。”他进一步解释说。  系统设计和掌握了不同的登录显示菜单，这使报销的工作变得简洁直接，大大提高了报销的效率。  系统还设置了预警系统。以黄色、红色和绿色三种颜色标识了不同的预算使用状况，对于即将达到预算额度、已超过预算额度和安全的额度状态进行“有色”显示，令预算的执行状况一目了然，实现了对预算的全过程监控，保证了预算的严格执行。  “不需建立全面预算管理系统，元年费用报销系统已帮助我们实现了全过程的预算掌握。”上述中远物流财务部主管如是说。  有思想的软件  中远物流的一位管理人员坦言，之所以选择元年费用报销系统，不仅是因为该系统的强大功能，还因为元年软件强大的顾问团队。  许多参与过信息化软件实施过程的企业财务人员都知道，一套系统能否成功，不仅在于系统的功能，更在于实施系统的人。因为企业的状况千差万别，软件没有思想无法捕获差异，而人的加入，才可以赋予软件思想。  以中远物流的费用报销系统而言，元年软件顾问团队在实施过程中所做的最重要的两件事，一是费用审批流程再造，二是费用分类掌握。  拥有一套严密的费用审批流程，是有效进行费用掌握的必要条件。  元年软件的顾问团队对中远物流的费用审批流程进行了重新梳理。从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审，到归口部门审批、财务审批，再到出纳付款、会计记账，费用报销程序更加科学严格。  财务初审环节主要是审查费用的合法性，即该笔费用有没有超预算的状况。假如没有超预算，则下一步就由归口部门进行审批，再到财务正式审批环节。  在这一环节，系统将费用按金额进行了分级，并分别规定了不同的审批