一般合同管理业务控制矩阵.DOCVIP

15.1一般合同管理业务内部控制矩阵 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容 岗位 控制点分值 相关控制点资料 相关制度索引 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1.合同依据 1.1 经营风险：擅自订立合同，造成损失。 1.1合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。 总部相关部门 分（子）公司 4 订立合同的相关依据 2.资信调查 1.1 经营风险：对方当事人不具备相应的签约和/或履约能力，引发合同纠纷。 2.1合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。 总部相关部门分（子）公司 5 营业执照、资质文件、履约能力证明等资信调查分析记录 1.12.1 3．文本选择 1.1 经营风险：使用对我方加重义务减轻权利的合同文本，造成损失。 3.1签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。 总部相关部门 分（子）公司 3 合同 2.12.5 2.12.6 2.12.7 2.12.8 2.12.9 2.12.3 4.合同会签及审批 1.1 经营风险：未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。 4.1合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。 总部相关部门 分（子）公司 3 《合同会签审批表》 1.1 经营风险：未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。 4.2合同会签的表现形式为《合同会签审批表》。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在《合同会签审批表》上发表会签意见。分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。 会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。 总部相关部门 分（子）公司 6 《合同会签审批表》 1.1 经营风险：未按规定权限审批，影响生产经营，或造成损失。 4.3履行完会签程序的合同，按规定权限审批。 总部相关部门 分（子）公司 6 《合同会签审批表》及相关签报 5.文本审核 1.1 2.1 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 5.1下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。 总部相关部门 分（子）公司 5 《合同会签审批表》 1.19.1 1.12.1 1.1 2.1 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 5.2下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。 总部相关部门 分（子）公司 6 《合同会签审批表》 1.19.1 1.12.1 1.1 2.1 经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。 5.3法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。 总部相关部门 分（子）公司 5 法律意见书 1.19.1 1.12.1 2.12.4 6．合同编号 1.1 经营风险：未按规定编号管理，导致合同丢失、舞弊。 6.1合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照《中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法》有关规定对合同进行编号。由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。 总部相关部门 分（子）公司 5 合同台账或编号记录 2.12.2 7.合同签署 1.1 2.1 经营风险、合规风险：未经授权擅自签约，导致损失。 7.1除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。 总部相关部门 分（子）公司 6 合同及对应的授权委托书 1.1 2.1 经营风险、合规风险：未经授权擅自签约，导致损失。 7.2授权签约人应按照《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法》相关规定办理授权委