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PAGE 1 PAGE 1 问与答：会议，制定规则与共同工作 问与答：会议，制定规则与共同工作  1、问：小组进行会议时有一些常犯的错误吗？  答：是的，有一些常犯的错误。有时候，让小组成员停下手中的工作去争论如何开展一项详细而特别的任务是比较困难的——这就是如何去组织，怎样进行的问题。很多小组还没预备好就匆忙地开头开会，可是在争论进行到一半时发觉自己迷失了方向。所以，这里应当强调的是，会议争论前应作出计划和会议议程支配。应当提示会议主持人在会议进行中经常客观地审查并修正计划，使得会议在小组取得全都意见的基础上顺当进行。  很多小组在还没有明确目标之前就急于召开会议——无论是权力小组成员会议还是专题会议。没有共同的目标会给人们带来很多意想不到的麻烦。因此，开会以前应当有一个全都的目标。  第三个常犯的错误是：尽管小组是由管理人员和临时 工作成员构成的，但每次都由管理人员主持会议。我们建议每个小组成员在开会时把他的职称写在一张卡片上以供查阅，这样，他们就会感觉到一切都是公平的。  第四个问题是：不能就每个问题都征求小组的意见。有时我们假设一个小组更乐于以特定的方式处理一个问题或赋予一项议程以优先权，而不是寻求每个小组成员的赞同。  2、问：是否有特殊的有效议事日程模式？  答：相当多的小组将信息交流放在议事日程的首位，而不是首先考虑怎样去解决问题，作出计划。信息交流可以通过很多方式进行。应当利用珍贵的会议时间让大家集思广益，发挥小组的创造力去解决 问题，计划方案。  3、问：你认为是否有必要在会议之前做一些消退隔阂或活跃气氛的工作？  答：消退隔阂特别重要，尤其对那些不太经常召开会议的大型协作小组来讲更是如此。它能帮助消退社会等级障碍，并使小组成员意识到他们所共同关心的利益。消退隔阂也是很有用的培训工具，能够帮助小组成员解放思想、集中精力听讲并树立信念。  4、问：你能举一些怎样消退隔阂的例子吗？  答：以下是几种我们认为行之有效的方法：   （1）家庭中的位置。依据长子、次子、最小的孩子或独生子把全体成员划分成不同的小组，然后要求他们争论对自己在家庭中的位置最喜欢哪一点，最不喜欢哪一点。  （2）链条连结。让小组成员在房间里来回走动，一只手放在髋部，另一只手空出。一旦主持人发出信号，每个小组成员尽快用空出的手快速抓住其他成员的胳膊，直至形成四至五个人的小小组。然后成员根据小小组坐下来争论。这种做法对于瓦解已经形成的小帮派特别有效。  （3）让大家了解你。找一个伙伴，告知他你所喜欢的，有关你自身的两种体格特征、两种性格特征和一种才能。然后让你的伙伴谈谈他/她自己的状况。  （4）觅物游玩。提出10个平常不为人们所留意的小问题，然后把他们写在纸条上分小组在10分钟内进行争论和回答。  （5）宾果卡游玩。把你所了解的关于每个成员的一些状况写在一张宾果卡上。每个小组成员都必需找出对自己作出评价的那个人在方格中的位置。能在这些方格中的位置之间划上对角线、横线或竖线的人取胜。  （6）环中环游玩。每个小组成员都在纸上写下一些没有完成的句子。然后全部的人分成两个面对面相坐的同心环。小组成员通过非语言的形式相互致意。主持人朗读一个没有完成的句子，然后由外环中的一个小组成员完成这个句子，其他成员不能对他有所提示。接下去，外环中的小组成员按逆时针方向轮番补充未完成的句子。最终，大家谈论自己对每个句子的看法，并指出哪个最难或最简单回答。  5、问：小组争论问题时，毕竟是全体成员一起争论为好，还是分成次小组争论为好？  答：我们发觉大部分小组更喜欢全体成员聚在一起，这样可以更好地集思广益。小组共同实践和打算如何发展是很重要的。  当小组想深入探讨、研究某个问题而又缺乏时间时，将小组分成若干个次小组将会提高效率。各个次小组的草案呵呵建议最终将汇合在一起，提交全体协作小组成员进行争论。  当有可能出现以下三种状况时，不宜分成次小组进行活动：a.存在着由于小组成员性格不合而引发的冲突。b.次小组成为人们发牢骚的场所。c.导致小组成员结成帮派，搞小团体。  6、问：假如某个小组成员不情愿放弃主持人的工作，那该怎么办？   答：小组必需解决这个问题，可以通过让过程观看员个别找这个小组成员谈话的方式，也可以在全体小组成员面前进行争论。  很多领导人和最基层的主管人员不知道对这样的人是应放纵他还是应加强管教。有些人任务没有其他能做好主持人的工作。我们建议先让一至二位小组成员私下里找那位小组成员好好滴谈一谈，假如他仍不合作，就按