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会议文件立卷归档 会议文件立卷归档 会议文件立卷归档 会议文件立卷归档 一、会议文书工作的特点、主要内容 1．会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。 2．会议文书的主要内容 （1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书 （3）会议程序文书 （4）会议简报和会议记录文书 （5）会议参考文书 （6）公告、传达文书 （7）会议管理文书 二、几种常用会议文书的撰写要求 1．会议通知 2．会议规则 3．会议记录 4．会议简报 1．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2．提出与会人员范围或人员名单 3．拟定会议的会期 4．拟定会议的议程与日程安排 5．准备会议文件，落实后勤工作 一、会见和会谈的意义 会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具体内容。 会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。 中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德 在 北 京 举 行 的 第 二 轮 朝 核 问 题 六 方 会 谈 二、 安排会见、会谈的一般原则 1． 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则 （1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导 （2）坚持平等互利的原则 （3）热情周到而不铺张 二、 安排会见、会谈的一般原则 2．企事业单位重要的会见、会谈的注意事项 （1）对等会见、会谈 （2）注意保密 （3）注重实效 三、 会见、会谈中的会务工作 （1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。 （2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方； （3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。 四、会见、会谈的座位安排 1．会见座位的安排 2．会谈的座位安排 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆形或方形会议桌 会见与会谈 （一）会见 在国际上，会见通常被称为拜见或接见。凡身份低的人士去会见身份高的，或是客人会见主人，这种会见就称之为拜见或拜会。拜见君主，又称觐见、谒见。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见可称之为接见或召见。我国国内不作上述区分，一律统称会见。接见和拜会后的回访，称回拜。 会见从内容上来区分，可以分为政治性的、事务性的和礼节性的，或兼而有之。 应邀作正式访问的外国领导人，在抵达邀请国的当天或次日，即会见邀请国主要领导人。各国会见方式也不尽相同，有的分别会见，也有的集休会见。会见通常安排在会客室、会客厅或办公室。礼节性会见时，通常双方均有陪同人员参加。 外国领导人来我国访问，会见安排比较简单，无特殊仪式。会见地点安排在人民大会堂或中南海。会见时的座位安排见图5—8。 图5—8 （二）会谈 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、军事、经济、文化问题以及其他共同关心的问题交换意见。一般来说，会谈的内容较为正式，政治性或专业性较强。 外国领导人来我国访问，通常首次会谈安排在人民大会堂举行。如有第二轮会谈，有时安排在国宾下榻的国宾馆。会谈开始前，允许双方记者采访几分钟后退场。如有分组会谈。则另行安排。会谈的安排一般是：双边会谈一般采用长方形、椭圆形或圆形桌子。见图5—9。 图5—9 长方形桌子 ? ?? 译员 主宾 6 4 2 1 3 5 7 ? ? ? ? ? ? 7 5 3 1 2 4