高校出版物类档案工作制度.pdfVIP

出版物类档案工作规范 一、出版类档案工作的基本原则 （一）学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动 中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像等载体材料， 均属出版档案。 （二）出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准 确和安全，方便开发利用。 （三）出版档案是科学文化和学校教学科研发展的历史记录， 学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管 理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各部 （室）负责人和责任 编辑、出版印制人员的职责范围，出版、编辑部门在布置、检查、 总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。 （四）有出版刊物的各部门要有一位负责人分管出版档案工作， 并确定适当兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、 归档工作。 二、出版档案归档范围的确定 （一）确定的原则 1.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动 的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校和社会当前与长远 具有参考价值和凭证作用。 2.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联 系，特别注意出版材料的成套性特点。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面 的内容，具体范围见附件。 1 2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、不同形式 的文件材料，尤其是出版物本身。 （三）不归档的文件材料 1.上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不需办的文件； 2.未生效的合同、协议书； 3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 4.重份文件； 5.无查考价值的事务性、临时性函件； 6.院外单位交换来的材料。 以上某些文件如认为必要，也可有选择地作为资料暂存。 三、出版档案的归档要求与立卷方 （一）材料的形成与积累 1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保 证归档材料的完整齐全、系统和准确。 2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此 间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，编好卷内目 录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），顺序放入袋内。 （二）立卷方法 1、出版档案以出版物名称立卷，一书一刊立一卷或数卷；期刊 视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷，跨年度的出版档 案，放在出版物的出版年度立卷。 2、出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处， 卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿 在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按 时间顺序排列。 2 3、卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手 迹，应放在特制的小纸袋内装订；装订线外有重要批注的，须进行 贴边处理。 4、按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字 均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角， 背面的左上角，用铅笔书写。 5、编制档号，各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专（兼） 职档案员，由档案员统编制档号。 出版物类档案的档号模式为：全宗号-分类号-年度-保管期限- 卷号，例如：0136-CB12-2017-D30-001。 （全宗号） （年度） （件号/馆编盒号-件号） （分类号） （保管期限） （页数） 图 1 档号章式样 6、拟写案卷标题，完成案卷的著录（著录有固定模版），并将 著录结果导入档案管理软件中。案卷标题要求结构完整，一般应准 确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外， 不得用 “xxx文件材料”。中文标题控制在 50 个字符之内。外文标 题控制在 100 个字符之内。 7、利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录、案卷封面、备 考表。电子著录有固定模板。