行政人事部前台任职资格及岗位基本职责.docVIP

行政人事部前台任职资格及岗 位基本职责 行政人事部行政助理任职资格及岗位基本职责 一、 所属部门及直接上级 1、 所属部门：行政人事部 2、 直接上级：行政经理 本岗位受行政经理直接领导和监督，在规定的权限内，日常公事 可自行处理，重要事项须向行政经理请示后执行。 二、 岗位基本职责 本岗位主要工作为十大内容：总机接听与转接、接待、分发、订 购、整理、维护、报销、收发、更新、支持。 （一） 总机接听与转接 ★电话铃响两声内必须接听，应用规范用语： “您好，城市 地产！ ”；转接电话时， 应用规范用语： “现在为您转接 ，请稍等！ ”； 原则上电话转接要求实名制， 对于一些非正常业务来电要过滤； 对于一些来电咨询，重要事项要认真记录并传达给相关人员， 不遗漏、延误；对于来电要求转接总经理、老板的，必须问清 情况，过滤推销类电话；其他无法确定的电话，先转接至总裁 秘书处；如遇到总裁秘书不在座位，可将来电人姓名、来电事 由做好记录，并告知来电人稍后回电。 （二） 接待：访客接待和会务接待。 ★访客接待：接待来访客人要面带微笑、主动示意，问明身 份及来意，请来访者稍等并及时电话通知相关人员。有公司重 要客户来访时，及时告知相关领导，迎领贵宾到领导办公室或 指定会议室，如需要，给双方奉茶。如有来访董事长的，先询 问是否有预约，有预约的，可通知总裁秘书前来接待；未经预 约的，必须问清来访者姓名、来访事由，告知对方要联系总裁 秘书后方知总裁是否在公司，请来访者在接待区稍坐片刻并立 即联系总裁秘书，按回应引入来访者或婉言回绝；如总裁秘书 不在，可联系行政人事部负责人作处理。对于来访引起的突发 事件， 应第一时间通知行政人事部负责人或相关负责人作处理。 ★会务接待 : 会前，根据具体需要做好摆放（如：水果、瓶 装矿水） 。会后，协助保洁整理好会议室清洁。 （三） 分发：办公用品和名片 a. 根据安排，协助做好员工文化活动