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PAGE 1 房地产档案管理制度（四） 　　房地产公司档案管理制度(四)　　(一)主要内容及适用范围　　规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。　　(二)档案的管理机构　　1、文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。　　2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。　　3、档案室主要职责：　　■制定或参与制定档案工作的规章制度;　　■对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;　　■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;　　■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;　　■提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。　　4、档案的种类　　■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。　　■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。　　■方案性文件。包括企业总体方案或规划、开发方案、项目质量方案、营销方案、财务方案等。　　■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。　　■批示性文件。包括企业各类方案指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。　　■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。　　■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。　　■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。　　■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中，以及在外学习、考察时或外部门供应的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。　　■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。　　5、档案管理的基本程序　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。　　6、档案的收集。　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有方案地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。　　■立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。　　■立卷归档的时间　　■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。　　■对于某些特地文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为便利日常工作，立卷归档时间可依据实际状况适当延长。　　7、立卷归档的要求　　■各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。　　■移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。　　■归档的文件资料必需完整、真实、精确?????，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起　　■立卷时应编制好案卷名目，把文件的、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、坚固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。　　■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、精确?????。　　■立卷应以本部门形成的文件为主，依据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照看文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。　　■立卷应以　　部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有亲密联系的文件组合在一起。　　■立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。　　■立卷归档后，发觉需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。　　■文件组成案卷后，卷内文件应依据肯定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找便利。　　■各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件，并保持其完好无损。　　■声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。　　8、档案的借阅　　■档案主要供本企业利用，一般不外借。如状况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。　　■各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和