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文件管理规范 第 PAGE 2 页 企业标准 XXXX-XX-XX-2020（V1.0） 文件管理规范 2021-06-01发布 2021-06-01 实施 XXXXXXXXXXXXXX公司 第 PAGE 1 页 一、目的 明确公司内各类文件的制定、修改、批准、发行、更改及回收的管理准则，确保有关部门都能使用到相应文件的有效版本，提高文件管理效率，推动公司体系的正常运行。 二、适用范围 本文件适用于公司各类体系文件和资料的控制。 三、职责 1.总经理负责手册、程序文件、制度规定的批准和发布。 2.综合部负责组织受控文件的编发、回收、销毁、审核会签及存档。 3.各部门负责相关文件的编制、修订、换版、使用和解释，部门负责人负责组织相关文件编撰、修订及审订。 四、编码规则 （一）术语： 受控文件：效用较长且重要性较高，制订、修订、发行、废止、回收保存及销毁全流程均按照规定执行的文件，如程序文件、作业指导书、验收标准、工程图纸、技术规范等。 外来文件：来自公司外部的具有实际及存储价值的文件，如法律法规、政府文件、国家标准、客户资料、设备操作说明等。 （二）文件分级 1.管理手册：规定整个体系的文件，如管理制度、管理方针、目标指标、管理方案等； 2.程序文件：规定单项工作的一般过程或方法。如客户投诉处理程序、文件控制程序 3.作业指导书：规定特定的作业流程。如操作规程、技术标准、测试规范、检验细则、产品图纸等； 4.表单：收集、传递具体资讯，控制、辅助作业流程，或作为某种证据。 除以上公司内部管理文件以外，另有外来文件和资料，如法律、法规、国标，顾客提供的图纸、文件资料。 （三）编码规则 1.部门类别代码: XZ——行政 RL——人力 CW——财务 YY——运营 KF——客服 JS——技术 CP——产品 SW——商务 YW——运维 QD——渠道 XM——项目申报 未涵盖部分，各部门认为有必要分类的，可报至综合部，由公司统一发布代码。 2.密级：绝密、机密、秘密、公开（具体分类见员工手册及档案管理办法） 3.文件类型代码： ZD 制度 FA 方案 CX 程序 BZ 标准 GF 规范 SOP 流程 TB 图纸、表单等 WL 外来 HT 合同、协议等 QT 其他（暂难以归类的） 暂难以归类，各部门认为有必要分类的，可报至综合部，由公司统一发布代码。 4.产品类型： 参照产品体系图。 5.文件编码方法： 1）管理手册及程序编码方法： XXXX—XZ—BZV1.0） 2）产品及技术标准编码方法： ALBB—XXXX平台—CP—产品需求说明书V1.0） 文件简称尽量只用能明确表示意义的名称，不加或少加定语。 3）合同及协议标准编码方法： ALBB—YW—运维V1.0） 合同或协议类型分为：销售、渠道、运维、采购、行政、人事、财务、金融、合作、其他。 本条规则适用公司日常经营与管理的合同与协议。劳动合同及所附保密协议、竞业限制协议不适用此编号，单独放员工个人档案；战略合作、股权、秘密合作、聘任顾问等特殊形式，均不适用此编码规则。 4）客户信息等单独图表标准编码方法：（作为其他文件一部分或附件的表单不适用） 客户信息等单独表单，以“日期+名称+版本或序号”编码，存档时以“日期+名称+版本或序号（如有）+xx（部门或个人）发xx（人或位置）”。津运维客户名单（运维经理发运维部微信群）。 单独的图，在图片名称以“日期+表单+版本或序号”进行编码，存档时在图或另附文字以“日期+名称+版本或序号（如有）+xx（部门或个人）发xx（人或位置）或xx（部门或个人）用于xx事”说明用途及经办人。 以上所有文件类型的分类，不是按照执行人分类，而是按照文件本身所属类型进行分类。如产品部签订的销售合同，文件分类应是“销售”，不是“产品”。 五、工作流程及控制要求 （一）文件编制、审批 1.管理制度、管理方针、管理方案、公司及部门目标由总经理组织制定并批准； 2.程序性文件、作业指导书按部门职责及指定管理权限由相应部门组织编制，部门负责人审核，总经理批准。 3.涉密等特殊文件，由指定人员负责编制，直呈总经理审批。 4.部门内部的管理文件由该部门负责人批准。 （二）文件的发放、接收与管理 1.各部门应指定专或兼职资料员负责文件的收发、保管，并建立文件收发记录，做好日常管理工作，防止文件损坏和丢失。文件未经许可不得以任何形式复制或不按照密级范围发放。无指定或兼职管理人员的，由部门负责人负责。 2.纸质文件