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档案管理办法及实施细则 编 制： 审 核： 二零二一年四月 目 录 第一章 总 则 1 第二章 公司档案管理组织架构及职责 3 第三章 公司档案管理工作流程 8 第四章 档案的分类及密级 14 第五章 档案的编目及保管 22 第六章 岗位变更管理 27 第七章 安全管理 28 第八章 附 则 29 PAGE 14 PAGE 14 第一章 总 则 为进一步规范公司文件、档案管理工作，完善公司知识管理和传承体系，促进公司的持续健康发展，按照国家及地方关于档案管理工作的规范及管理规定，结合公司实际情况，特制订本办法。 目的 加强公司对内部文件、档案的统筹管理，规范有价值资料的收集、归档、调阅及销毁管理的程序和方法，提高公司知识沉淀与传承的系统性、规范性和长期性。 适用范围 适用于公司各单位、各部门文件、档案的日常管理工作。 定义 本办法中所指的“文件”，指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、管理、宣传等活动中所形成的对企业有保存价值的各种文字、文档、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 本办法中所指的“档案”，是指有价值并经过归档保存的文件材料的集合体，是文件报送档案管理部门归档后的称谓。 本办法中所指的“文件、档案管理”，指公司将依托各单位及各部门，作为文件、档案的管理和使用部门，负责文件、档案的收集、录入、归档、调阅及销毁管理等工作。 原则 按照“实体档案为主、电子档案为辅”的要求，文书、实物的电子档案应与对应的实体档案相匹配，做好档案的收集、录入工作。同时，根据档案的类别，采用相应的存储方式进行归档，并做好备份。电子档案和实体档案共同组成公司完整的档案体系。 管理方式 公司档案管理工作实行总公司、分或子公司、部门三级管理模式，遵循“统一管理”和“分级授权”的总体原则。“统一管理”是指公司负责对档案工作进行统一规范；“分级授权”是指公司授予各分、子公司及部门对各自档案进行管理的权限。 管理架构及职责 一、管理架构 公司所辖下属各单要成立相应的档案管理机构，或指定专人负责，由公司档案管理领导小组统筹指导、监督管理。 领导小组和工作小组 根据公司整体安排，设立领导小组和工作小组，人员组成及职责如下： 1、领导小组 组 长： 成 员：各部门负责人 职 责：统筹安排公司文件、档案管理工作；指导、监督各单位文件、档案管理工作实施情况。 领导小组下设工作小组，组长由xx担任。 2、工作小组 组 长：xx 成 员：各单位专管员 职 责：组织制定本单位细化的文件、档案管理办法，并有序开展归档等管理工作；负责本单位日常文件、档案管理工作；核定各级岗位文件查看、下载及编辑权限。 （二）公司档案分级管理 公司档案管理工作，采用分级管理方式（图1），具体如下： 一级管理岗：各部门，分、子公司文件、档案专管员（可兼职）； 二级管理岗：各部门，分、子公司设置的文件、档案管理员（兼职）； 领导机构领导小组 领导机构 领导小组 监督指导机构工作小组 监督指导机构 工作小组 各单位专管员一级管理岗 各单位专管员 一级管理岗 二级管理岗各部门文件、档案管理人员分、子公司文件、档案管理人员 二级管理岗 各部门文件、档案管理人员 分、子公司文件、档案管理人员 图1 文件档案管理分级模式 各级管理岗对本单位档案工作的结果负责。按照公司档案管理相关办法及要求，负责对下属单位的文件档案管理工作进行监督、检查、考核工作。 二、档案管理岗位职责 （一）一级管理岗 一级档案管理岗的具体工作职责如下： 与二级档案管理员做好定期沟通工作，及时汇总档案目录，并定期更新。 对需要提交并上传到共享网盘的资料，进行分类归档、存储，并负责调阅管理工作。 核定二级管理员的档案管理权限，申请一、二级权限并监督管理。 （4）指导并抽查二级管理员的档案归档、管理及使用工作； （5）及时向主管领导报告重大事故，并跟踪后续处理情况。 （二）二级管理岗 二级档案管理员的具体工作职责如下： 负责本单位档案目录的编制、更新、归档、调阅以及上报工作，确保档案的完整与正确。 负责接收本单位提交的归档申请，核对档案目录与实体档案。 审核办理本单位档案的调阅申请，并向一级管理岗申请下载事宜。 按规定向一级档案管理岗移交归档文件、档案，并由其存储。 第三章 档案管理工作流程 公司档案管理工作包括归档管理、调阅管理、销毁管理等内容，具体如下： 一、归档管理 指的是从档案资料的收集、整理、分类、排列、编号、入库等一系列有序化的过程。归档的过程要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （一）收集