医疗行业企业会议的组织和管理.ppt

在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？打鼾？ 多余的房间尽快退回服务台 保持和服务台、餐厅接口人的良好关系 设置“叫早”电话，保证第二天会议正常进行 签到期间代表流动性大，不可控因素多，安排自助餐较好 可使用邀请和签到程序，提高工和质量 会议的组织和管理 会后总结和决算 总结经验教训，表彰先进 会后的总结和决算 案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准 第三十一页，共三十七页。 会议的组织和管理 会后总结和决算 统计分析参会情况 会后的总结和决算 案例：2000年代理会分析 第三十二页，共三十七页。 会议的组织和管理 会后总结和决算 会议费的报销、决算和 分摊 会后的总结和决算 案例：99决算 第三十三页，共三十七页。 会议的组织和管理 中小型会议的会务实施 中小型会议的会务实施 会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表 第三十四页，共三十七页。 会议的组织和管理 其它 其 它 《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 第三十五页，共三十七页。 会议的组织和管理 谢谢大家 谢谢大家 第三十六页，共三十七页。 内容总结 会议的组织和管理。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。注意 事项。注意 事项。会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议。准，要细致、全面、。会前准备 - 起草协议。? 沟通协调能力强。? 任劳任怨能连续作战。? 服从分配协作意识好。? 原则性强。? 应变能力强。全面、精细、节约。案例：汇款、99年总结、公。其 它。谢谢大家 第三十七页，共三十七页。 了解听课者的情况： 1、参加过会议组织和管理（内部或外部）的人请举手？什么感受？ 2、牵头做过会议组织和管理的人请举手？什么感受？ 3、谁能谈一谈会务工作在整个会议（活动）中的地位？ 4、会务工作包含那些内容？ 一个大型的（人数、规模）、复合型的（多种活动）会如何组织管理？应该准备些什麽？注意些什麽？本次培训通过介绍一些经验和案例，希望能给大家一些帮助。 会务工作是任何一个会议（活动）取得成功的基础和保障。否则，会议内容再精彩，管理一团糟，与会者怨声载道，这就是个失败的会议。 会务管理包括：物资准备、人员邀请、签到、会议期间的吃、住、行，安排会议代表的娱乐活动等等。做好会务管理，要从以下几方面考虑： 简单介绍讲课的顺序和内容： 我将按照会务工作的进展顺序来进行这次培训。如：开始如何准备、中间怎么实施、会后总结些什么等等。 在每个环节里，我将结合一些具体案例，讲一下如何踩点？如何和宾馆签协议？如何做会议预算？等等。 由于我前面讲的内容主要是以大型会议为背景的，但是大家在日常工作中，接触最多的是内部的会议、活动，还有一些中小型的会议，因此在第四项中，我再简单介绍一下这方面的情况。当然，大型会议都能组织了，中小型会议就不在话下了。 在第五项中，我将介绍一些实用的工作表格以及写《会务指南》的方法、内容，供大家参考。 会前准备是会议组织管理的基础，它包含以下几个内容： （见PPT内容） 这几个环节是环环相扣的，有很强的时间性： 会前准备的开始时间： 开会日期前一个月准备； 会议TEAM 小组成立： 开会日期前一个月成立； 会议策划案： 开会日期前三周定稿； 会务组成立并分工： 开会日期前三周确定； 会场勘察： 开会日期前三周确定； 与宾馆的协议书： 开会日期前二周签定； 制定会议